https://youtu.be/Sc2ub5Yfk3o
Tìm hiểu CÔNG VIỆC vị trí NHÂN VIÊN CHỨNG TỪ ( Documentation Staff) | ANT VINA Logistics

Tiếp nối nội dung Công việc của vị trí nhân viên hiện trường (mời các bạn truy cập đường link: https://bitly.com.vn/xavbdj ) đã được rất nhiều bạn quan tâm và ủng hộ, hôm nay ANT VINA Logistics sẽ giới thiệu tới các bạn nội dung Nhân viên chứng từ (Docs) làm những công việc gì?

 Chắc hẳn rất nhiều bạn khi tìm hiểu về các vị trí xuất nhập khẩu đều đã từng tự đặt cho mình nhiều thắc mắc về vị trí này. Thực ra ngay cái tên đã thể hiện được phần nào nội dung công việc rồi. Đó là xử lý quá trình làm hàng và làm chứng từ cho các lô hàng.

Ví dụ, công ty Logistics của bạn được ủy thác đứng ra vận chuyển cho chủ hàng 1 lô hàng từ nước ngoài về, thì Docs phải làm việc với phía nước ngoài để theo sát lịch trình làm hàng, kiểm tra và xử lý các vấn đề phát sinh.

Còn nếu công ty bạn đứng ra nhận vận chuyển hàng xuất cho chủ hàng, thì công việc của 1 Docs đó là làm việc với hãng tàu để lên lịch trình xuất hàng, làm Bill và các chứng từ liên quan. Đó là 2 cái chung nhất có thể kể đến, bên cạnh đó Docs còn rất nhiều công việc khác nữa.

Vậy để có thể trở thành một nhân viên chứng từ thì bạn cần có những kiến thức, kỹ năng gì? Công việc chính của 1 nhân viên Docs là gì?  Dưới đây là một số chia sẻ mà ANT VINA Logistics đã đúc rút, nhận thấy trong quá trình làm việc.

1. Những Điều Cần Có Để Trở Thành 1 Nhân Viên Docs

- Kiến thức: cần có sự hiểu biết về các kiến thức ngoại thương, đặc biệt là kiến thức về logistics. Ít nhất đi phỏng vấn nhà tuyển dụng còn biết là người này cũng có tí chút kiến thức ngoại thương, nhưng về cơ bản khi được đi làm thực tế thì các công ty sẽ đào tạo lại từ đầu hết thôi, nên không cần quá lo lắng, chỉ cần khi làm hoặc học chịu khó một chút là nắm được kiến thức cơ bản, rồi cứ thế tu dưỡng dần.

- Kỹ năng: Về kỹ năng, nhiều bạn nghĩ vị trí này tiếng anh phải tốt, nhưng thực tế tiếng anh thì không cần quá cao giỏi, chỉ cần ở mức khá là được, vì các công việc hầu hết giao dịch qua email, thuật ngữ chuyên ngành dùng đi dùng lại, công việc gấp lắm thì mới cần phải gọi điện. Tất nhiên bạn càng giỏi thì nhà tuyển dụng càng thích, và làm việc cũng thuận lợi hơn, nhanh hơn, giao dịch được nhiều vấn đề khó hơn.

- Tích cách: Đòi hỏi phải chăm chỉ, cẩn thận, kiên nhẫn và tỉ mỉ trong công việc, thế nên các bạn nam thường không làm được. Việc làm chứng từ phải chính xác, hạn chế tối đa sai sót, đôi khi 1 sai sót nhỏ của Docs trong việc cung cấp giá hoặc kiểm tra chứng từ sai cũng có thể khiến Sales và công ty phải chịu thiệt hại.

- Thái độ với công việc: Nếu thực sự yêu nghề xuất nhập khẩu hãy làm, vì cũng có nhiều bạn làm 1 thời gian thấy chán nản công việc, có thể do nhàm chán, công việc luôn làm theo quy trình. Hơn nữa, đứng về phía công ty, để đào tạo được 1 Docs chuyên nghiệp mất tương đối thời gian, khi bạn nghỉ việc sẽ gây cho công ty khá nhiều khó khăn để tìm người thay thế và đào tạo lại.

2. Các Công Việc Chính Của Nhân Viên Docs

- Khi đảm nhận việc vận chuyển hàng từ nước ngoài (gọi là handle hàng nhập). Như các bạn biết việc xử lý các vấn đề bên nước ngoài đều do đại lý (agent) bên nước ngoài họ xử lý cho, chứ mình cũng chẳng thể sang bên đó mà làm, nên nhiệm vụ của Docs bao gồm:

+ Chịu trách nhiệm xử lý 1 lô hàng cụ thể nào đó, cần liên hệ chặt chẽ với đại lý bên nước ngoài để nắm được lịch trình và tiến trình làm hàng, xử lý ngay các vấn đề phát sinh nếu xảy ra: Nắm rõ lịch trình hàng, ngày đi, ngày về, có chi phí phát sinh không, kiểm tra Bill trước khi đại lý phát hành bill chính thức…

+ Khai E manifest : Gần ngày tàu cập cảng, hãng tàu hoặc Forwarder sẽ có thông báo hàng đến và có trách nhiệm khai báo với hải quan: hàng này là hàng gì, số lượng bao nhiêu, theo thông tin như khi bạn gửi chi tiết Bill cho hãng tàu. Như vậy việc khai thông tin hàng hóa với hải quan được gọi là khai manifest, khai đơn giản lắm nhưng nên cẩn thận, khai sai là hải quan sẽ khai phạt ngay.
+ Khi hàng đến cảng hoặc sân bay thì phát hành thông báo hàng đến (A/N) , lệnh giao hàng (D/O) hoặc ủy quyền đề khách hàng thuận lợi trong việc lấy hàng…

+ Kiểm tra và theo dõi quá trình thanh toán với đầu nước ngoài.

- Khi đảm nhận việc vận chuyển 1 lô hàng đi nước ngoài (gọi là handle hàng xuất). Thì công việc sẽ đỡ hơn là không cần làm việc với nước ngoài, chỉ cần làm việc với hãng tàu thôi, nên dễ thở hơn đôi chút, công việc chính bao gồm:

+ Liên hệ với hàng tàu hoặc hãng hàng không hoặc Co-loader để đặt Booking (Đặt chỗ cho lô hàng đó). Hãng hàng không thì đặc biệt ở chỗ là chỉ nhưng công ty Logistics lớn là đại lý của hãng thì mới làm việc trực tiếp với hãng được.

+ Kiểm tra với các bộ phận khác quá trình làm hải quan và vận chuyển hàng để xuất, đôn đốc các bộ phận để tránh việc nhỡ chuyến, hàng bị rớt lại

+ Làm vận đơn (Bill). Trên Bill phải thể hiện đầy đủ nội dung yêu cầu và các thông tin chính xác, điều này rất quan trọng. Khai VGM (Đối với hàng SEA) cho lô hàng là khai báo trọng lượng hàng và Container, bây giờ cũng nhiều hãng tàu cho khai trên hệ thống.