Việc điền tờ khai hải quan chính xác là một yếu tố quan trọng giúp quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa diễn ra suôn sẻ, hạn chế rủi ro và đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết cách điền tờ khai hải quan chính xác nhất cũng như giải đáp những thắc mắc phổ biến liên quan. Cùng ANT VINA Logistics tìm hiểu ngay qua bài viết dưới đây!

1. Tờ Khai Hải Quan Là Gì?

Tờ khai hải quan là một loại tài liệu quan trọng mà người xuất khẩu hoặc nhập khẩu phải điền đầy đủ các thông tin về lô hàng khi thực hiện quá trình xuất nhập khẩu. Thông qua tờ khai hải quan, cơ quan hải quan sẽ kiểm tra tính hợp pháp của hàng hóa và xử lý các thủ tục cần thiết để thông quan hàng hóa.

Việc điền tờ khai hải quan chính xác là bắt buộc, nếu không, hàng hóa có thể bị từ chối thông quan hoặc bị phạt hành chính, thậm chí bị giữ hàng hóa. Để tránh các rủi ro, nhiều doanh nghiệp lựa chọn thuê dịch vụ khai báo hải quan chuyên nghiệp, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót.

2. Vì Sao Các Doanh Nghiệp Nên Thuê Dịch Vụ Khai Báo Hải Quan?

Khai báo hải quan là một công việc phức tạp, đòi hỏi sự chính xác và am hiểu các quy định pháp luật. Những lý do mà doanh nghiệp nên thuê dịch vụ khai báo hải quan bao gồm:

• Giảm rủi ro pháp lý: Việc điền sai thông tin có thể dẫn đến các vấn đề pháp lý nghiêm trọng.
• Tiết kiệm thời gian: Các công ty dịch vụ có kinh nghiệm và chuyên môn sẽ thực hiện thủ tục nhanh chóng.
• Đảm bảo chính xác: Giảm thiểu nguy cơ sai sót khi khai báo, từ đó đảm bảo hàng hóa được thông quan thuận lợi.

3. Hướng Dẫn Điền Tờ Khai Hải Quan Chính Xác

3.1. Chuẩn Bị Thông Tin Trước Khi Điền Tờ Khai

Trước khi bắt đầu quá trình điền tờ khai, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các thông tin và tài liệu liên quan đến lô hàng, bao gồm:

• Mã số hàng hóa (HS code)
• Thông tin về xuất xứ hàng hóa
• Số lượng, đơn giá và tổng trị giá của hàng hóa
• Mã số thuế của doanh nghiệp
• Các giấy phép cần thiết (nếu có)

3.2. Các Phần Chính Của Tờ Khai Hải Quan

Việc điền tờ khai hải quan cần tuân thủ theo các bước cụ thể và điền đúng từng trường thông tin. Sau đây là hướng dẫn chi tiết từng bước:

4. Hướng Dẫn Điền Tờ Khai Hải Quan Điện Tử

4.1. Phần Thông Tin Đầu

• Ô số 1: Người xuất khẩu
  Điền đầy đủ tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax và mã số thuế của bên xuất khẩu.
• Ô số 2: Người nhập khẩu
  Điền thông tin tương tự cho bên nhập khẩu.
• Ô số 3: Người ủy thác hoặc đại lý hải quan
  Nếu có người ủy thác hoặc đại lý thực hiện thay, cần cung cấp đầy đủ thông tin liên quan.

4.2. Phần Điền Thông Tin Lô Hàng

• Ô số 5: Loại hình
  Chọn mã loại hình phù hợp với lô hàng (hàng xuất khẩu, hàng tạm xuất, hàng phi mậu dịch, v.v.)
• Ô số 6: Giấy phép/Ngày cấp/Ngày hết hạn
  Điền ngày cấp và ngày hết hạn của các giấy phép liên quan, nếu có.
• Ô số 8: Hóa đơn thương mại
  Điền chính xác số hóa đơn, ngày/tháng/năm xuất hóa đơn.
• Ô số 9: Cửa khẩu xuất hàng
  Điền tên cảng hoặc địa điểm nơi hàng hóa sẽ được vận chuyển để xuất khẩu.
• Ô số 10: Nước nhập khẩu
  Ghi tên quốc gia hoặc vùng lãnh thổ điểm đến cuối cùng của lô hàng.

4.3. Phần Tính Thuế Và Mô Tả Hàng Hóa

• Ô số 15: Mô tả hàng hóa
  Ghi chi tiết về tên hàng hóa, quy cách phẩm chất theo hợp đồng hoặc các tài liệu liên quan.
• Ô số 16: Mã số hàng hóa (HS code)
  Ghi mã số phân loại hàng hóa theo biểu thuế xuất khẩu hoặc nhập khẩu.
• Ô số 18: Số lượng hàng hóa
  Điền số lượng, khối lượng hoặc trọng lượng từng mặt hàng. Nếu lô hàng có nhiều mặt hàng, cần ghi rõ từng mặt hàng.
• Ô số 22: Thuế xuất khẩu
  Tính và ghi rõ số thuế xuất khẩu phải nộp cho từng mặt hàng dựa trên trị giá tính thuế.

4.4. Phần Tổng Hợp Và Ký Tên

• Ô số 24: Tổng số tiền thuế
  Tổng hợp toàn bộ số thuế xuất khẩu, thuế giá trị gia tăng (VAT), và các khoản thu khác. Ghi tổng số bằng số và bằng chữ.
• Ô số 27: Ngày/tháng/năm và chữ ký
  Người khai báo hải quan phải ghi rõ ngày/tháng/năm và ký tên, ghi họ tên đầy đủ.

4.5. Phần Dành Cho Cơ Quan Hải Quan

• Ô số 28: Kết quả phân luồng
  Phần này sẽ được hệ thống tự động điền, bao gồm việc phân luồng xanh, vàng hoặc đỏ.
• Ô số 31: Xác nhận thông quan
  Sau khi hàng hóa đã được kiểm tra, cơ quan hải quan sẽ xác nhận tờ khai thông quan, cho phép hàng hóa xuất khẩu.

5. Những Lỗi Phổ Biến Khi Điền Tờ Khai Hải Quan

5.1. Khai Báo Sai Nhóm Hoặc Mã Loại Hình

• Nguyên nhân: Đây là lỗi thường gặp với những người mới làm quen với việc khai báo hải quan. Nguyên nhân chủ yếu xuất phát từ việc không hiểu rõ mục đích sử dụng của từng nhóm loại hình và mã loại hình tương ứng. Mỗi loại hình kinh doanh có một mã loại hình khác nhau, và việc lựa chọn sai mã có thể gây ra các vấn đề nghiêm trọng, bao gồm việc tờ khai bị từ chối.
• Cách khắc phục: Trước khi tiến hành khai báo, cần nắm rõ mục đích kinh doanh xuất nhập khẩu của doanh nghiệp. Hãy dành thời gian nghiên cứu các mã loại hình phù hợp với từng tình huống cụ thể. Nếu không chắc chắn, bạn có thể tìm kiếm sự tư vấn từ các chuyên gia hoặc cơ quan hải quan để đảm bảo mã loại hình được chọn chính xác. Lưu ý rằng, lỗi này khó có thể sửa chữa sau khi tờ khai đã được nộp, nên việc kiểm tra kỹ lưỡng trước khi gửi là rất quan trọng.

5.2. Khai Sai Mã Phương Thức Vận Chuyển

• Nguyên nhân: Ngay cả những người có kinh nghiệm trong lĩnh vực xuất nhập khẩu đôi khi cũng mắc lỗi này, thường là do sao chép thông tin từ tờ khai cũ mà không cập nhật lại mã phương thức vận chuyển mới. Mỗi lô hàng có thể được vận chuyển bằng phương thức khác nhau (đường bộ, đường thủy, đường hàng không…), và việc khai sai mã phương thức có thể dẫn đến tình trạng tờ khai bị hủy.
• Cách khắc phục: Khi khai báo hải quan, bạn cần kiểm tra kỹ lưỡng các chứng từ vận chuyển để xác định chính xác phương thức vận chuyển áp dụng cho lô hàng đó. Trước khi nộp tờ khai, hãy đối chiếu lại thông tin để đảm bảo rằng mã phương thức vận chuyển khớp với thực tế. Nếu phát hiện lỗi sau khi tờ khai đã nộp, việc sửa chữa là không thể, và bạn buộc phải hủy tờ khai và làm lại từ đầu.

5.3. Khai Sai Thông Tin Người Nhập Khẩu Hoặc Người Xuất Khẩu

• Nguyên nhân: Khi có bên thứ ba tham gia vào quá trình giao dịch (chẳng hạn như đại lý trung gian), người điền thông tin có thể nhầm lẫn về tên của người nhập khẩu và người xuất khẩu. Điều này dễ xảy ra trong các trường hợp giao dịch quốc tế phức tạp, đặc biệt khi có nhiều bên liên quan đến việc mua bán hàng hóa.
• Cách khắc phục: Để tránh nhầm lẫn, trước khi điền tờ khai hải quan, cần xác định rõ ai là người nhập khẩu và ai là người xuất khẩu trong giao dịch. Hãy kiểm tra kỹ hợp đồng mua bán và các chứng từ liên quan để đảm bảo rằng thông tin được khai báo chính xác. Sử dụng các thông tin này làm cơ sở để điền tờ khai, giúp hạn chế tối đa nguy cơ sai sót.

5.4. Khai Sai Số Lượng Kiện Hàng

• Nguyên nhân: Việc khai sai số lượng kiện hàng là lỗi thường gặp khi lô hàng có quá nhiều mặt hàng đa dạng hoặc do cách đóng gói phức tạp. Người điền thông tin có thể nhầm lẫn giữa số lượng kiện hàng tổng thể và số lượng chi tiết bên trong từng kiện.
• Cách khắc phục: Khi khai báo số lượng kiện hàng, bạn chỉ cần khai số lượng kiện tổng cộng, không cần liệt kê chi tiết số lượng sản phẩm bên trong từng kiện. Thông tin này thường đã được quản lý riêng biệt thông qua các hệ thống quản lý hàng hóa hoặc kiểm kê nội bộ. Hãy tập trung vào việc điền chính xác tổng số kiện để tránh sự nhầm lẫn không đáng có.

5.5. Khai Sai Mã Hàng

• Nguyên nhân: Các doanh nghiệp nhập khẩu nguyên liệu để sản xuất sản phẩm thường phải quản lý mã hàng để phân biệt giữa nguyên liệu và thành phẩm. Khi không cập nhật hoặc không quản lý chặt chẽ mã hàng, rất dễ dẫn đến tình trạng khai báo sai mã, làm ảnh hưởng đến việc tính thuế và quản lý hàng hóa.
• Cách khắc phục: Để tránh lỗi khai sai mã hàng, hãy kiểm tra kỹ mã hàng trước khi khai báo. Cần có hệ thống quản lý mã hàng chặt chẽ và đảm bảo cập nhật mã mới khi cần thiết. Nếu có sự thay đổi về mã hàng, cần xác nhận thông tin này với phòng kế toán hoặc quản lý sản xuất để đảm bảo sự chính xác trước khi nộp tờ khai.

6. Các Lợi Ích Khi Thuê Dịch Vụ Khai Báo Hải Quan

• Đảm bảo chính xác: Với đội ngũ chuyên gia có kinh nghiệm, các công ty dịch vụ hải quan giúp đảm bảo việc khai báo chính xác và đúng quy trình.
• Giảm thiểu thời gian: Thay vì phải tự mày mò và có thể mắc lỗi, thuê dịch vụ giúp bạn hoàn thành thủ tục nhanh chóng.
• Giảm thiểu rủi ro pháp lý: Tránh các rủi ro về việc sai sót hoặc thiếu sót trong tờ khai, từ đó giảm thiểu nguy cơ bị phạt hoặc giữ hàng hóa.

Bài viết trên đã hướng dẫn điền tờ khai hải quan chi tiết và chính xác nhất. Nếu bạn đang gặp khó khăn hoặc cần hỗ trợ, hãy sử dụng dịch vụ khai báo hải quan với của ANT VINA. Chúng tôi cung cấp dịch vụ với giá khai báo hải quan hợp lý, nhưng vẫn đảm bảo quá trình xuất nhập khẩu diễn ra suôn sẻ.

Hãy liên hệ với ANT VINA Logistics để được tư vấn miễn phí:

• Trụ sở chính: Lô 123.101, Khu đô thị Phía Tây, Phường Tân Bình, Thành phố Hải Dương
• Văn phòng làm việc: Số 22, Lô B5, Khu đô thị Việt Hoà, Phường Việt Hoà, Thành phố Hải Dương
• Hotline: 0931 525 525
• Email: [email protected]
• Website: https://antvina.com/
• Fanpage: https://www.facebook.com/antvinalogistics

ANT VINA Logistics cung cấp các dịch vụ:

• Vận chuyển hàng hóa quốc tế FCL/LCL bằng đường biển và đường hàng không đến tất cả các địa điểm trên thế giới.
• Dịch vụ làm thủ tục hải quan xuất – nhập khẩu và thủ tục kiểm tra chất lượng, hợp quy.
• Dịch vụ thông quan tờ khai hải quan và vận tải container nội địa.
• Cho thuê kho bãi và vận hành phân phối.
• Ủy thác xuất nhập khẩu hàng hóa ra toàn cầu.
• Dịch vụ xin các loại chứng từ như: chứng thư kiểm dịch thực vật – động vật, chứng nhận xuất xứ hàng hóa, và nhiều dịch vụ khác.

Chúng tôi rất mong được phục vụ Quý khách hàng!