Bộ chứng từ xuất nhập khẩu chính là “chìa khóa” để hàng hóa lưu thông suôn sẻ qua biên giới trong thương mại quốc tế. Một sai sót nhỏ trong giấy tờ có thể khiến lô hàng bị giữ tại cảng, phát sinh chi phí lưu bãi hoặc thậm chí bị phạt. Vì vậy, việc chuẩn bị đúng và đủ chứng từ xuất nhập khẩu là bước không thể xem nhẹ nếu doanh nghiệp muốn tiết kiệm chi phí và đảm bảo uy tín trong chuỗi cung ứng.
1. Vì sao bộ chứng từ quan trọng?
Trước khi đi vào danh sách chi tiết, cần hiểu rằng chứng từ xuất nhập khẩu là cơ sở pháp lý để:
-
Hải quan xác định giá trị và loại hình hàng hóa, tính thuế và thông quan.
-
Ngân hàng thực hiện thanh toán quốc tế (nếu thanh toán L/C).
-
Hãng tàu hoặc forwarder xác nhận quyền sở hữu và giao nhận hàng.
-
Doanh nghiệp hưởng ưu đãi thuế quan từ các hiệp định thương mại.
Một bộ hồ sơ chuẩn xác giúp quy trình thông quan rút ngắn, tránh lưu bãi, giảm thiểu rủi ro bị kiểm tra hoặc phạt, đồng thời xây dựng uy tín với đối tác quốc tế.
2. Bộ chứng từ xuất khẩu hàng hóa
Khi xuất khẩu, một doanh nghiệp cần tối thiểu các chứng từ sau:
-
Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract): Nêu rõ điều kiện giao hàng (theo Incoterms), phương thức thanh toán, giá trị, và quyền nghĩa vụ của các bên.
-
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Là căn cứ khai hải quan và thanh toán.
-
Phiếu đóng gói (Packing List): Ghi chi tiết số lượng kiện hàng, trọng lượng, thể tích, cách sắp xếp.
-
Vận đơn (Bill of Lading – B/L): Do hãng tàu hoặc forwarder cấp, chứng minh việc giao hàng và là cơ sở nhận hàng tại cảng đến.
-
Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O): Giúp hàng hóa được hưởng ưu đãi thuế nhập khẩu ở nước nhập.
-
Tờ khai hải quan xuất khẩu: Bắt buộc để thông quan tại Việt Nam.
-
Chứng từ bổ sung (nếu cần): Giấy kiểm dịch, chứng thư hun trùng, kiểm định chất lượng… tùy mặt hàng và thị trường nhập khẩu.
Đối với hàng nguyên container (FCL), sau khi đóng hàng tại kho, lô hàng cần được kẹp chì và chụp ảnh số chì để xác nhận trước khi vận chuyển ra cảng. Bước này đặc biệt quan trọng để tránh tranh chấp hoặc phát sinh phí khi giao nhận với hãng tàu và người nhận hàng.
3. Bộ chứng từ nhập khẩu hàng hóa
Khi nhập khẩu, doanh nghiệp cũng cần chuẩn bị kỹ lưỡng để quá trình thông quan diễn ra thuận lợi. Bộ hồ sơ thường bao gồm:
-
Hợp đông ngoại thương (Contract).
-
Hoá đơn thương mại (Commercial Invoice) và Phiếu đóng gói (Packing List).
-
Vận đơn (Bill of Lading).
-
Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O).
-
Tờ khai hải quan nhập khẩu.
-
Giấy phép nhập khẩu (nếu mặt hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành).
-
Chứng thư kiểm định hoặc kiểm dịch (đối với hàng nông sản, thực phẩm, hóa chất, thiết bị đặc thù…).
Khác với quy trình xuất khẩu, với hàng nguyên container nhập khẩu, số chì sẽ được kiểm tra và chụp ảnh trực tiếp tại bãi container ở cảng, không cần kẹp lại tại kho vì container đã được niêm phong từ đầu ở nước xuất.
4. Checklist tham khảo nhanh
Dưới đây là những chứng từ xuất nhập khẩu cơ bản cần trong thủ tục xuất nhập khẩu hàng hoá:
| Loại hình | Chứng từ cơ bản | Chứng từ bổ sung (nếu cần) |
|---|---|---|
| Xuất khẩu | Hợp đồng, Hóa đơn thương mại, Packing List, Vận đơn, C/O, Tờ khai hải quan | Kiểm định, kiểm dịch, hun trùng |
| Nhập khẩu | Hợp đồng, Hóa đơn thương mại, Packing List, Vận đơn, C/O, Tờ khai hải quan | Giấy phép nhập khẩu, chứng thư chất lượng, kiểm dịch |
5. Giải pháp logistics tối ưu cho doanh nghiệp
Nhiều doanh nghiệp lựa chọn dịch vụ logistics trọn gói để tiết kiệm thời gian và chi phí, bao gồm:
-
Kiểm tra, soạn thảo và hợp thức hóa bộ chứng từ xuất nhập khẩu.
-
Khai thuê hải quan, xin giấy phép và chứng thư cần thiết.
-
Hỗ trợ vận chuyển hàng hóa, xếp dỡ, nâng hạ và lưu kho bãi.
-
Xử lý các tình huống phát sinh trong quá trình thông quan và giao nhận.
Với các doanh nghiệp hoạt động tại khu vực cảng biển như Hải Phòng, việc hợp tác với một đối tác logistics uy tín giúp giảm thiểu sai sót, tránh tình trạng hàng bị lưu bãi hoặc bị kiểm tra kéo dài.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm giải pháp tối ưu cho bộ chứng từ xuất nhập khẩu, khai báo hải quan và vận tải, hãy liên hệ Ant Vina Logistics. Đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm của chúng tôi tại Hải Phòng luôn sẵn sàng đồng hành, giúp bạn thông quan nhanh, giảm chi phí và duy trì uy tín với đối tác.
Liên hệ ngay với ANT VINA Logistics để được hỗ trợ
- Trụ sở chính: Lô 123.101, Khu đô thị Phía Tây, Phường Lê Thanh Nghị, Thành phố Hải Phòng.
- Văn phòng làm việc: Lô OTM2-02-13 & OTM2-02-14, Khu dân cư Bắc Nguyễn Lương Bằng, Phường Việt Hoà, Thành phố Hải Phòng.
- Hotline: 0931 525 525
- Email: [email protected]
- Website: https://antvina.com/
- Fanpage: https://www.facebook.com/antvinalogistics
ANT VINA Logistics cung cấp các dịch vụ:
- Vận chuyển hàng hóa quốc tế FCL/LCL bằng đường biển và đường hàng không đến tất cả các địa điểm trên thế giới.
- Dịch vụ làm thủ tục hải quan xuất – nhập khẩu và thủ tục kiểm tra chất lượng, hợp quy.
- Dịch vụ thông quan tờ khai hải quan và vận tải container nội địa.
- Cho thuê kho bãi và vận hành phân phối.
- Ủy thác xuất nhập khẩu hàng hóa ra toàn cầu.
- Dịch vụ xin các loại chứng từ như: chứng thư kiểm dịch thực vật – động vật, chứng nhận xuất xứ hàng hóa, và nhiều dịch vụ khác.
Chúng tôi rất mong được phục vụ Quý khách hàng!
