Trong bối cảnh các doanh nghiệp tại Việt Nam đang ngày càng hội nhập sâu rộng vào chuỗi cung ứng toàn cầu, khái niệm Procurement ngày càng được quan tâm. Tuy nhiên, rất nhiều người vẫn chưa thật sự hiểu rõ Procurement là gì, cũng như cách phân biệt giữa Procurement, Sourcing và Purchasing – ba khái niệm thường bị nhầm lẫn trong hoạt động mua sắm doanh nghiệp.
Bài viết dưới đây của ANT Vina sẽ giúp bạn hiểu chi tiết về Procurement là gì, quy trình thực hiện và vai trò quan trọng của nó trong quản lý chuỗi cung ứng hiện đại.
1. Procurement là gì?
Procurement là quá trình lập kế hoạch, xây dựng chiến lược và thực hiện mua sắm hàng hóa, dịch vụ cần thiết để đảm bảo hoạt động sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp được vận hành liên tục. Hiểu một cách đơn giản, Procurement là gì – đó chính là toàn bộ quy trình từ xác định nhu cầu, tìm kiếm nguồn cung, đàm phán, ký kết hợp đồng, nhận hàng và đánh giá hiệu quả cung ứng.
Hoạt động Procurement không chỉ là “mua hàng”, mà còn là một chiến lược quản trị chi phí và chất lượng, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực, giảm thiểu rủi ro và nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường.
Quy trình Procurement cơ bản gồm 7 bước chính:
-
Xác định nhu cầu mua hàng – doanh nghiệp phân tích và xác định những vật tư, nguyên liệu, thiết bị hoặc dịch vụ cần thiết.
-
Tìm kiếm và đánh giá nhà cung cấp tiềm năng – lựa chọn những đối tác có năng lực, uy tín.
-
Đàm phán điều khoản – thống nhất về giá cả, thời hạn giao hàng, phương thức thanh toán.
-
Ký kết hợp đồng mua bán.
-
Đặt hàng và theo dõi quá trình cung ứng.
-
Nhận hàng, kiểm tra chất lượng, xử lý sai sót (nếu có).
-
Đánh giá hiệu suất nhà cung cấp và duy trì mối quan hệ lâu dài.
Như vậy, khi nhắc đến Procurement là gì, bạn cần hiểu rằng đây là một chuỗi quy trình tổng thể, không chỉ bao gồm hành vi “mua hàng”, mà còn liên quan đến phân tích chiến lược, kiểm soát rủi ro và tối ưu chi phí.
2. Vai trò của Procurement trong doanh nghiệp
Hiểu rõ Procurement là gì chưa đủ, doanh nghiệp cần nhận thức được vai trò chiến lược của Procurement trong chuỗi cung ứng hiện đại.
2.1. Tối ưu chi phí hoạt động
Thông qua việc xây dựng chiến lược mua hàng thông minh, bộ phận Procurement giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí đầu vào mà vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm. Đây là yếu tố cốt lõi giúp nâng cao biên lợi nhuận và năng lực cạnh tranh.
2.2. Đảm bảo chuỗi cung ứng ổn định
Procurement đóng vai trò duy trì dòng vật tư và hàng hóa liên tục, tránh gián đoạn trong sản xuất. Một chiến lược mua hàng tốt sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro do biến động giá, khan hiếm nguồn cung hoặc thay đổi thị trường.
2.3. Nâng cao chất lượng đầu vào
Thông qua việc lựa chọn và đánh giá nhà cung cấp thường xuyên, Procurement giúp đảm bảo rằng các nguyên vật liệu hoặc dịch vụ được cung cấp đạt chuẩn chất lượng, góp phần tạo ra sản phẩm tốt hơn cho khách hàng.
2.4. Tạo lợi thế thương lượng
Nhân sự làm Procurement chuyên nghiệp luôn nắm rõ xu hướng thị trường, giá nguyên liệu, và năng lực nhà cung cấp, từ đó có thể đàm phán tốt hơn, giúp doanh nghiệp đạt được những điều khoản có lợi nhất.
3. Phân biệt Procurement, Sourcing và Purchasing
Đây là phần khiến nhiều người dễ nhầm lẫn nhất. Hãy cùng ANT Vina phân tích chi tiết để hiểu rõ sự khác biệt giữa ba khái niệm này.
3.1. Sourcing là gì?
Sourcing là giai đoạn đầu tiên trong chuỗi Procurement, tập trung vào việc tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp.
Mục tiêu của Sourcing là đảm bảo doanh nghiệp có nguồn cung ổn định, chi phí hợp lý và chất lượng đáp ứng tiêu chuẩn.
Công việc của Sourcing bao gồm:
-
Thu thập thông tin về nhà cung cấp.
-
Đánh giá năng lực, uy tín và rủi ro tiềm ẩn.
-
Gửi yêu cầu báo giá (RFQ).
-
Phân tích và so sánh báo giá.
-
Đàm phán các điều kiện hợp tác dài hạn.
Như vậy, nếu bạn đang tìm hiểu Procurement là gì, hãy nhớ rằng Sourcing chính là “khâu đầu vào”, nơi quyết định ai sẽ trở thành đối tác cung ứng của doanh nghiệp.
3.2. Purchasing là gì?
Purchasing là giai đoạn cuối cùng trong chuỗi Procurement, tập trung vào hoạt động giao dịch mua hàng cụ thể.
Nhiệm vụ chính của Purchasing bao gồm:
-
Tạo đơn đặt hàng (PO).
-
Theo dõi tiến độ giao hàng.
-
Nhận hàng và kiểm tra chất lượng.
-
Thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp.
Điểm khác biệt dễ nhận thấy là Purchasing mang tính tác nghiệp và ngắn hạn, trong khi Procurement mang tính chiến lược và bao quát.
Nếu ví Procurement là “người kiến trúc sư của chiến lược mua hàng”, thì Purchasing chính là “người thi công” thực hiện chiến lược đó.
3.3. Procurement – khái niệm bao quát toàn bộ
Sau khi hiểu rõ hai khái niệm trên, bạn sẽ thấy rõ hơn Procurement là gì:
Đó là toàn bộ quy trình quản lý mua sắm, bao gồm cả Sourcing (tìm nguồn cung) và Purchasing (mua hàng).
Procurement không chỉ là “mua” mà còn là xây dựng mối quan hệ chiến lược, quản trị rủi ro và cải thiện hiệu quả chuỗi cung ứng.
4. Quy trình Procurement chuyên nghiệp trong doanh nghiệp hiện đại
Tùy quy mô và ngành nghề, mỗi doanh nghiệp có thể xây dựng quy trình Procurement khác nhau. Tuy nhiên, một chuỗi Procurement chuyên nghiệp thường bao gồm 6 giai đoạn chính sau:
-
Xác định nhu cầu nội bộ
-
Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp
-
Phân tích và đàm phán điều khoản hợp đồng
-
Phê duyệt và đặt hàng
-
Theo dõi, nhận hàng và kiểm định chất lượng
-
Đánh giá hiệu quả và duy trì quan hệ với nhà cung cấp
Những bước này giúp doanh nghiệp kiểm soát toàn bộ vòng đời mua sắm, giảm thiểu rủi ro và tăng hiệu quả chi tiêu.
5. Các kỹ năng cần thiết của nhân viên Procurement
Hiểu Procurement là gì mới chỉ là bước đầu, để trở thành một chuyên viên Procurement chuyên nghiệp, bạn cần trang bị nhiều kỹ năng thiết yếu:
-
Phân tích dữ liệu và chi phí: đánh giá được giá trị thực của sản phẩm, dịch vụ.
-
Đàm phán: giúp đạt được điều khoản tối ưu mà vẫn duy trì mối quan hệ tốt với nhà cung cấp.
-
Hiểu biết về logistics và chuỗi cung ứng: đặc biệt quan trọng trong doanh nghiệp xuất nhập khẩu như Ant Vina.
-
Kỹ năng quản lý rủi ro: dự báo biến động thị trường, quản lý rủi ro giá cả và chất lượng.
-
Khả năng giao tiếp và hợp tác nội bộ: phối hợp hiệu quả với bộ phận sản xuất, tài chính, kho vận.
6. Xu hướng Procurement hiện nay tại Việt Nam
Thị trường Việt Nam đang chứng kiến sự chuyển mình mạnh mẽ trong hoạt động Procurement, đặc biệt ở các doanh nghiệp sản xuất, logistics, và xuất nhập khẩu.
-
Ứng dụng công nghệ: nhiều doanh nghiệp đã áp dụng phần mềm quản trị mua hàng (e-Procurement) để tự động hóa quy trình.
-
Tập trung vào bền vững: các doanh nghiệp chú trọng chọn nhà cung cấp thân thiện môi trường, có chứng chỉ ESG.
-
Mua hàng chiến lược toàn cầu: doanh nghiệp Việt mở rộng hợp tác quốc tế, tận dụng nguồn cung đa dạng để giảm phụ thuộc.
ANT Vina – với kinh nghiệm trong lĩnh vực logistics và vận tải quốc tế – cũng đang hỗ trợ nhiều doanh nghiệp trong các hoạt động liên quan đến Procurement và quản lý chuỗi cung ứng, giúp họ tối ưu chi phí vận tải và quản lý hàng hóa hiệu quả.
7. Tổng kết: Procurement là gì và vì sao doanh nghiệp cần quan tâm
Tóm lại, Procurement là gì – đó là một chiến lược quản trị mua sắm toàn diện, giúp doanh nghiệp:
-
Kiểm soát chi phí đầu vào
-
Đảm bảo chất lượng và tính liên tục của nguồn cung
-
Xây dựng mối quan hệ bền vững với nhà cung cấp
-
Tăng hiệu quả chuỗi cung ứng và lợi nhuận tổng thể
Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng khốc liệt, việc hiểu và triển khai Procurement chuyên nghiệp không chỉ giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn mà còn tạo lợi thế dài hạn trên thị trường.
Nếu bạn đang tìm hiểu sâu hơn về Procurement là gì, hay muốn được tư vấn thêm về giải pháp logistics, quản lý chuỗi cung ứng và vận tải quốc tế, hãy liên hệ ANT Vina Logistics – đơn vị đồng hành cùng hàng trăm doanh nghiệp tại Hải Phòng, Hưng Yên, Bắc Ninh trong việc tối ưu chuỗi cung ứng toàn diện.
Công ty vận tải và khai báo hải quan ANT VINA Logistics
- Trụ sở chính: 30 Lê Trọng Tấn, Phường Lê Thanh Nghị, Thành phố Hải Phòng.
- Văn phòng làm việc: Lô OTM2-02-13 & OTM2-02-14, Khu dân cư Bắc Nguyễn Lương Bằng, Phường Việt Hoà, Thành phố Hải Phòng.
- Hotline: 0931 525 525
- Email: [email protected]
- Website: https://antvina.com/
- Fanpage: https://www.facebook.com/antvinalogistics
ANT VINA Logistics cung cấp các dịch vụ:
- Vận chuyển hàng hóa quốc tế FCL/LCL bằng đường biển và đường hàng không đến tất cả các địa điểm trên thế giới.
- Dịch vụ làm thủ tục hải quan xuất – nhập khẩu và thủ tục kiểm tra chất lượng, hợp quy.
- Dịch vụ thông quan tờ khai hải quan và vận tải container nội địa.
- Cho thuê kho bãi và vận hành phân phối.
- Ủy thác xuất nhập khẩu hàng hóa ra toàn cầu.
- Dịch vụ xin các loại chứng từ như: chứng thư kiểm dịch thực vật – động vật, chứng nhận xuất xứ hàng hóa, và nhiều dịch vụ khác.
Chúng tôi rất mong được phục vụ Quý khách hàng!