Trong hoạt động xuất nhập khẩu, bạn có thể bắt gặp khái niệm “phiếu EIR” khi làm việc tại cảng hoặc depot container. Dù chỉ là một tờ giấy nhỏ, nhưng phiếu EIR lại đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong việc ghi nhận, xác nhận và bảo vệ quyền lợi của các bên khi giao – nhận container. Vậy phiếu EIR là gì, vì sao nó lại được xem là “chứng từ không thể thiếu” trong chuỗi logistics? Hãy cùng ANT Vina Logistics tìm hiểu chi tiết dưới đây.

1. Phiếu EIR Là Gì?

Phiếu EIR (Equipment Interchange Receipt) là biên bản ghi nhận tình trạng và việc bàn giao container giữa các bên trong chuỗi vận tải như: cảng biển, depot, hãng tàu, chủ hàng, nhà xe hoặc đơn vị vận chuyển.

Phiếu này được lập tại thời điểm container được giao hoặc nhận, để xác định rõ tình trạng container (có bị móp méo, rách, gỉ sét hay không) cũng như thời gian, địa điểm, người giao – người nhận. Đây là chứng từ pháp lý quan trọng, giúp quy trách nhiệm nếu phát sinh hư hỏng hoặc tranh chấp liên quan đến container trong quá trình sử dụng.

Ví dụ:
Khi chủ hàng lấy container rỗng từ depot về kho để đóng hàng, họ sẽ nhận một phiếu EIR ghi nhận tình trạng container tại thời điểm bàn giao. Sau khi đóng hàng xong và trả container lại cảng, một phiếu EIR khác sẽ được lập để ghi nhận tình trạng sau sử dụng. Hai phiếu này là căn cứ đối chiếu khi xảy ra hư hỏng hoặc khiếu nại.

2. Phiếu EIR Ghi Nhận Những Thông Tin Gì?

Một phiếu EIR tiêu chuẩn thường bao gồm các thông tin chính sau:

• Số hiệu container và loại container (20DC, 40HC, RF, v.v.)

• Tình trạng thực tế: sạch hay bẩn, có vết móp, thủng, rách, gỉ sét, biến dạng

• Phụ kiện đi kèm: niêm phong (seal), khóa, dây đai, kẹp chì

• Thời gian – địa điểm giao nhận

• Tên, chữ ký của người giao và người nhận

• Ghi chú đặc biệt (nếu có hư hỏng hoặc sai sót cần lưu ý)

Hiện nay, phiếu EIR có thể tồn tại ở hai dạng:

• EIR giấy: thường in 2 bản – mỗi bên giữ 1 bản để lưu chứng từ

• EIR điện tử (e-EIR): được sử dụng phổ biến hơn trong các cảng hiện đại, cho phép tra cứu và lưu trữ trực tuyến tiện lợi

3. Vai Trò Của Phiếu EIR Trong Giao Nhận Container

Phiếu EIR không chỉ là tờ giấy xác nhận, mà còn là “lá chắn pháp lý” trong giao nhận container quốc tế.
Cụ thể, phiếu này có 4 vai trò chính:

3.1. Xác nhận việc giao – nhận container

Ghi rõ thời điểm, địa điểm và tình trạng container khi chuyển giao giữa cảng, depot, nhà xe hoặc chủ hàng.

3.2. Là căn cứ kiểm tra và đánh giá tình trạng container

Khi container được trả về, EIR là tài liệu giúp đối chiếu để xác định container có bị hư hỏng hay không.

3.3. Chứng cứ xử lý tranh chấp

Nếu phát sinh thiệt hại, mất mát hoặc hư hỏng container, EIR sẽ là căn cứ truy cứu trách nhiệm bồi thường.

3.4. Cơ sở tính chi phí

Các khoản phí như phạt trễ hạn, phí hư hỏng container, hoặc phí phụ kiện mất mát đều dựa trên nội dung ghi trong EIR.

Ví dụ:

• Với hàng nhập khẩu: Khi lấy container hàng đầy từ cảng, doanh nghiệp phải đóng phí nâng container và nhận phiếu EIR xác nhận.

• Với hàng xuất khẩu: Khi hạ container đóng hàng xuống bãi, doanh nghiệp nộp phí hạ bãi và nhận phiếu EIR hạ bãi (CY Drop-off).

4. Phôi Phiếu EIR Trong Hàng Xuất – Nhập Khẩu

Trong nghiệp vụ logistics, “phôi phiếu EIR” là cách gọi quen thuộc để chỉ các loại phiếu EIR được cấp tại từng bước cụ thể:

Đối với hàng xuất khẩu

• Cấp rỗng (Empty Pick-up): Khi lấy container rỗng từ cảng hoặc depot → nhận phiếu EIR ghi nhận tình trạng container rỗng.

• Hạ bãi (CY Drop-off): Khi trả container đã đóng hàng về cảng → nhận phiếu EIR xác nhận container đã bàn giao lại.

Đối với hàng nhập khẩu

• Lấy nguyên (Full Pick-up): Khi lấy container hàng đầy từ cảng → nhận phiếu EIR chứng minh container đã được giao cho doanh nghiệp.

• Trả rỗng (Empty Return): Khi trả lại container rỗng → nhận phiếu EIR xác nhận tình trạng container sau sử dụng.

 Với một số hãng tàu, doanh nghiệp còn phải đặt tiền cược container khi lấy hàng. Phiếu EIR lúc trả rỗng chính là căn cứ hoàn tiền cọc, nếu container được trả đúng hạn và không hư hỏng.

5. Hướng Dẫn Khai Phiếu EIR Chính Xác

Để tránh rủi ro trong giao nhận, doanh nghiệp nên thực hiện quy trình khai phiếu EIR theo các bước sau:

Bước 1: Kiểm tra thực tế container

Quan sát kỹ số hiệu, tình trạng vật lý (móp, rách, gỉ, bẩn, thủng), niêm phong và phụ kiện kèm theo.

Bước 2: Ghi nhận thông tin vào phiếu EIR

Điền đầy đủ thông tin kiểm tra. Nếu phát hiện hư hỏng, mô tả rõ vị trí và mức độ.

Bước 3: Ký xác nhận và lưu bản chứng từ

Ký và ghi rõ ngày – giờ giao nhận. Mỗi bên lưu một bản để đối chiếu.

Bước 4: Lưu trữ để đối chiếu khi cần

Giữ phiếu EIR trong hồ sơ vận tải đến khi container được hoàn trả và không có khiếu nại.

6. Lưu Ý Khi Sử Dụng Phiếu EIR

• Luôn kiểm tra kỹ tình trạng container trước khi ký phiếu.

• Không nhận container có hư hỏng nghiêm trọng mà chưa được ghi chú rõ ràng trên EIR.

• Giữ cẩn thận bản EIR, vì đây là chứng từ quan trọng để khiếu nại hoặc hoàn tiền cược container.

• Nếu hệ thống hỗ trợ, nên ưu tiên dùng EIR điện tử để dễ dàng tra cứu, minh bạch và tiết kiệm thời gian.

Kết Luận

Hiểu rõ phiếu EIR là gì và cách sử dụng phiếu EIR đúng cách sẽ giúp doanh nghiệp tránh được nhiều rủi ro trong giao nhận container, đặc biệt là khi làm việc với cảng, hãng tàu hay depot.

Tại ANT Vina Logistics, chúng tôi luôn hỗ trợ khách hàng trong toàn bộ quy trình giao – nhận container, từ tư vấn thủ tục, kiểm tra chứng từ đến hướng dẫn khai EIR và làm việc trực tiếp với cảng.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang cần dịch vụ logistics trọn gói, vận tải container, khai thuê hải quan hoặc uỷ thác xuất nhập khẩu tại Hải Dương, hãy liên hệ ngay với Ant Vina để được hỗ trợ chi tiết và nhanh chóng nhất.

Công ty vận tải và khai báo hải quan ANT VINA Logistics

• Trụ sở chính: 30 Lê Trọng Tấn, Phường Lê Thanh Nghị, Thành phố Hải Phòng.
• Văn phòng làm việc: Lô OTM2-02-13 & OTM2-02-14, Khu dân cư Bắc Nguyễn Lương Bằng, Phường Việt Hoà, Thành phố Hải Phòng.
• Hotline: 0931 525 525
• Email: [email protected]
• Website: https://antvina.com/
• Fanpage: https://www.facebook.com/antvinalogistics

ANT VINA Logistics cung cấp các dịch vụ:

• Vận chuyển hàng hóa quốc tế FCL/LCL bằng đường biển và đường hàng không đến tất cả các địa điểm trên thế giới.
• Dịch vụ làm thủ tục hải quan xuất – nhập khẩu và thủ tục kiểm tra chất lượng, hợp quy.
• Dịch vụ thông quan tờ khai hải quan và vận tải container nội địa.
• Cho thuê kho bãi và vận hành phân phối.
• Ủy thác xuất nhập khẩu hàng hóa ra toàn cầu.
• Dịch vụ xin các loại chứng từ như: chứng thư kiểm dịch thực vật – động vật, chứng nhận xuất xứ hàng hóa, và nhiều dịch vụ khác.

Chúng tôi rất mong được phục vụ Quý khách hàng!