Trong hoạt động xuất khẩu, Shipping Instruction (SI) là một chứng từ quan trọng giúp hãng tàu phát hành vận đơn và sắp xếp vận chuyển hàng hóa chính xác. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng hiểu rõ SI là gì, ai là người lập SI và cần lưu ý những gì để hạn chế sai sót. Bài viết dưới đây của ANT VINA Logistics sẽ giúp bạn hiểu đầy đủ về SI cũng như hướng dẫn lập SI trong xuất khẩu chi tiết, dễ áp dụng trong thực tế.

SI là gì?

Để sử dụng SI hiệu quả trong hoạt động xuất khẩu, trước hết doanh nghiệp cần hiểu rõ khái niệm cũng như vai trò của chứng từ này trong chuỗi vận chuyển quốc tế.

Khái niệm SI trong xuất khẩu

SI (Shipping Instruction) là thông tin hướng dẫn vận chuyển do người xuất khẩu hoặc đơn vị giao nhận cung cấp cho hãng tàu hoặc forwarder nhằm phát hành vận đơn (Bill of Lading) và tổ chức vận chuyển hàng hóa theo đúng yêu cầu.

Nói một cách đơn giản, nếu bạn đang tìm hiểu SI là gì thì có thể hiểu đây là bộ dữ liệu chứa toàn bộ thông tin quan trọng của lô hàng như:

• Người gửi hàng (Shipper).
• Người nhận hàng (Consignee).
• Bên nhận thông báo (Notify Party).
• Tên hàng hóa.
• Số lượng, trọng lượng.
• Cảng đi, cảng đến.
• Điều kiện thanh toán cước.
• Loại vận đơn yêu cầu.

Mọi thông tin trên SI sẽ là căn cứ để hãng tàu phát hành vận đơn. Vì vậy, nếu SI sai, vận đơn cũng sẽ sai theo.

SI được sử dụng khi nào?

Thông thường, SI được lập sau khi doanh nghiệp đã nhận được Booking Confirmation từ hãng tàu hoặc forwarder.

Thời điểm gửi SI rất quan trọng. Hầu hết các hãng tàu đều quy định thời hạn Cut-off SI, thường từ 24 – 48 giờ trước ngày tàu chạy.

Nếu gửi SI muộn, doanh nghiệp có thể gặp các rủi ro như:

• Không được phát hành vận đơn đúng hạn.
• Chậm khai Manifest.
• Phát sinh phí chỉnh sửa chứng từ.
• Ảnh hưởng đến lịch giao hàng.

Chính vì vậy, việc hiểu rõ SI là gì là một trong những kiến thức cơ bản mà bất kỳ nhân viên xuất nhập khẩu nào cũng cần nắm vững.

Vai trò của SI trong hoạt động xuất khẩu

Mặc dù chỉ là một biểu mẫu cung cấp thông tin cho hãng tàu nhưng SI lại ảnh hưởng trực tiếp đến vận đơn và toàn bộ quá trình giao nhận hàng hóa.

Là căn cứ để phát hành vận đơn

Vai trò quan trọng nhất của SI là làm căn cứ để hãng tàu phát hành Bill of Lading.

Những thông tin như:

• Tên người gửi hàng.
• Tên người nhận hàng.
• Tên hàng hóa.
• Cảng đi.
• Cảng đến.
• Số container.
• Số seal.

đều được lấy trực tiếp từ SI.

Nếu SI khai sai, doanh nghiệp sẽ phải sửa Bill, phát sinh chi phí và mất thêm thời gian xử lý.

Hỗ trợ khai Manifest chính xác

Manifest là bản khai hàng hóa mà hãng tàu phải nộp cho hải quan tại cảng đến.

Thông tin khai Manifest được trích xuất từ SI, do đó nếu SI chính xác sẽ giúp:

• Tránh sai sót khi khai báo.
• Hạn chế bị phạt Manifest.
• Hỗ trợ thông quan thuận lợi.
• Đảm bảo giao hàng đúng người nhận.

Giúp doanh nghiệp kiểm soát lô hàng

Ngoài việc phục vụ hãng tàu, SI còn giúp doanh nghiệp kiểm soát toàn bộ lô hàng của mình.

Thông qua SI, doanh nghiệp có thể:

• Kiểm tra thông tin người nhận.
• Theo dõi hành trình vận chuyển.
• Kiểm soát số lượng hàng hóa.
• Đối chiếu với Invoice và Packing List.

Đây cũng là lý do nhiều người mới làm nghề luôn tìm hiểu kỹ SI là gì trước khi bắt đầu xử lý chứng từ xuất khẩu.

Ai là người lập SI?

Trong thực tế, tùy từng trường hợp mà người lập SI có thể là doanh nghiệp xuất khẩu hoặc forwarder.

Người xuất khẩu trực tiếp lập SI

Đối với các doanh nghiệp có bộ phận xuất nhập khẩu riêng, SI thường do:

• Nhân viên chứng từ.
• Nhân viên xuất khẩu.
• Bộ phận logistics.

lập và gửi trực tiếp cho hãng tàu.

Người lập cần kiểm tra kỹ từng thông tin để đảm bảo sự thống nhất giữa SI với:

• Hợp đồng ngoại thương.
• Commercial Invoice.
• Packing List.
• Booking Confirmation.

Forwarder lập SI theo yêu cầu khách hàng

Nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng dịch vụ logistics trọn gói.

Lúc này, forwarder sẽ hỗ trợ:

• Soạn SI.
• Kiểm tra chứng từ.
• Gửi SI cho hãng tàu.
• Theo dõi Draft Bill.
• Hỗ trợ chỉnh sửa khi có sai sót.

Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn nên kiểm tra kỹ trước khi xác nhận để tránh những rủi ro không đáng có.

Nội dung cần có trong SI

Để hạn chế sai sót, doanh nghiệp cần đảm bảo SI có đầy đủ các thông tin quan trọng dưới đây.

Thông tin người gửi hàng (Shipper)

Phần này bao gồm:

• Tên công ty.
• Địa chỉ.
• Mã số thuế.
• Thông tin liên hệ.

Thông tin phải thống nhất với hợp đồng và Invoice.

Thông tin người nhận hàng (Consignee)

Consignee là bên nhận hàng tại cảng đích.

Có thể là:

• Người mua.
• Ngân hàng.
• To Order.
• Đại lý được chỉ định.

Sai thông tin Consignee có thể khiến hàng hóa không được giao đúng đối tượng.

Thông tin Notify Party

Notify Party là đơn vị nhận thông báo khi hàng đến.

Thông thường sẽ là:

• Người mua.
• Đại lý giao nhận.
• Công ty logistics tại nước nhập khẩu.

Thông tin này cần chính xác để tránh chậm trễ trong quá trình nhận hàng.

Thông tin hàng hóa

Đây là phần quan trọng nhất trên SI.

Doanh nghiệp cần khai:

• Tên hàng.
• Số kiện.
• Trọng lượng.
• Thể tích.
• Quy cách đóng gói.
• Mã HS (nếu cần).

Tên hàng nên thống nhất với:

• Commercial Invoice.
• Packing List.
• Hợp đồng ngoại thương.

Thông tin cảng đi và cảng đến

Doanh nghiệp cần khai rõ:

• Port of Loading (POL).
• Port of Discharge (POD).
• Place of Delivery.

Việc khai sai cảng có thể khiến hàng đi sai tuyến hoặc phát sinh chi phí điều chỉnh.

Loại vận đơn yêu cầu

Khi lập SI, doanh nghiệp cũng cần lựa chọn loại vận đơn phù hợp.

Một số loại vận đơn phổ biến:

Original Bill of Lading

• Phát hành vận đơn gốc.
• Phù hợp với thanh toán L/C.

Surrender Bill

• Không cần vận đơn gốc để nhận hàng.
• Tiết kiệm thời gian chuyển phát.

Seaway Bill

• Vận đơn điện tử.
• Phù hợp với đối tác lâu năm.

Hướng dẫn lập SI trong xuất khẩu

Sau khi hiểu rõ SI là gì, doanh nghiệp cần nắm được quy trình lập SI để hạn chế sai sót.

Bước 1: Chuẩn bị bộ chứng từ

Trước khi lập SI, doanh nghiệp cần chuẩn bị:

• Hợp đồng ngoại thương.
• Commercial Invoice.
• Packing List.
• Booking Confirmation.
• Thông tin container.
• Thông tin người nhận hàng.

Đây là căn cứ để điền SI chính xác.

Bước 2: Điền đầy đủ thông tin

Người lập SI cần điền:

• Shipper.
• Consignee.
• Notify Party.
• Tên hàng.
• Số lượng.
• Trọng lượng.
• Cảng đi.
• Cảng đến.
• Điều kiện thanh toán cước.
• Loại vận đơn.

Nên kiểm tra ít nhất 2 lần trước khi gửi.

Bước 3: Gửi SI cho hãng tàu

Hiện nay doanh nghiệp có thể gửi SI bằng nhiều cách:

• Gửi email.
• Gửi trực tiếp trên website hãng tàu.
• Khai trên hệ thống điện tử.
• Gửi thông qua forwarder.

Dù sử dụng hình thức nào, doanh nghiệp cũng cần gửi trước thời hạn Cut-off SI.

Bước 4: Kiểm tra Draft Bill

Sau khi nhận SI, hãng tàu sẽ phát hành Draft Bill.

Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ:

• Tên công ty.
• Tên hàng.
• Số container.
• Số seal.
• Cảng đi.
• Cảng đến.
• Số lượng hàng.

Nếu có sai sót, cần yêu cầu chỉnh sửa ngay trước khi Bill chính thức được phát hành.

Những lỗi thường gặp khi lập SI

Dù đã hiểu rõ SI là gì, nhiều doanh nghiệp vẫn gặp phải một số lỗi phổ biến khi lập chứng từ này.

Sai tên người nhận hàng

Đây là lỗi nghiêm trọng nhất.

Nếu Consignee bị sai:

• Không giao được hàng.
• Phát sinh phí sửa Bill.
• Chậm thanh toán.
• Ảnh hưởng uy tín với khách hàng.

Sai tên hàng hóa

Tên hàng không thống nhất với Invoice hoặc Packing List sẽ gây khó khăn trong:

• Khai Manifest.
• Làm thủ tục hải quan.
• Giao hàng tại cảng đích.

Sai cảng đến

Khai sai POD hoặc Place of Delivery có thể khiến:

• Hàng đi nhầm tuyến.
• Tăng chi phí vận chuyển.
• Kéo dài thời gian giao hàng.

Gửi SI trễ hạn

Đây là lỗi khá phổ biến trong mùa cao điểm.

Nếu gửi muộn:

• Hãng tàu có thể từ chối phát hành Bill.
• Chậm khai Manifest.
• Phát sinh phụ phí.

ANT VINA Logistics – Hỗ Trợ Lập SI Và Dịch Vụ Xuất Khẩu Trọn Gói

SI là chứng từ quan trọng trong hoạt động xuất khẩu, ảnh hưởng trực tiếp đến vận đơn, Manifest và tiến độ giao hàng. Vì vậy, doanh nghiệp cần hiểu rõ SI là gì cũng như chuẩn hóa quy trình lập SI để hạn chế tối đa sai sót.

Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực logistics và xuất nhập khẩu, ANT VINA Logistics cung cấp dịch vụ hỗ trợ:

• Tư vấn và kiểm tra SI.
• Booking tàu quốc tế.
• Khai báo hải quan.
• Vận chuyển nội địa.
• Vận tải đường biển và đường bộ.
• Dịch vụ logistics trọn gói cho doanh nghiệp FDI và doanh nghiệp xuất nhập khẩu.

ANT VINA Logistics luôn đồng hành cùng khách hàng trong từng lô hàng, giúp tối ưu thời gian, chi phí và đảm bảo quá trình xuất nhập khẩu diễn ra nhanh chóng, an toàn và hiệu quả.

Liên hệ ngay với ANT VINA Logistics để được tư vấn và báo giá

• Trụ sở chính: 30 Lê Trọng Tấn, Phường Lê Thanh Nghị, Thành phố Hải Phòng.
• Văn phòng làm việc: Lô OTM2-02-13 & OTM2-02-14, Khu dân cư Bắc Nguyễn Lương Bằng, Phường Việt Hoà, Thành phố Hải Phòng.
• Hotline: 0931 525 525
• Email: info@antvina.com
• Website: https://antvina.com/
• Fanpage: https://www.facebook.com/antvinalogistics

ANT VINA Logistics cung cấp các dịch vụ:

• Vận chuyển hàng hóa quốc tế FCL/LCL bằng đường biển và đường hàng không đến tất cả các địa điểm trên thế giới.
• Dịch vụ làm thủ tục hải quan xuất – nhập khẩu và thủ tục kiểm tra chất lượng, hợp quy.
• Dịch vụ thông quan tờ khai hải quan và vận tải container nội địa.
• Cho thuê kho bãi và vận hành phân phối.
• Ủy thác xuất nhập khẩu hàng hóa ra toàn cầu.
• Dịch vụ xin các loại chứng từ như: chứng thư kiểm dịch thực vật – động vật, chứng nhận xuất xứ hàng hóa, và nhiều dịch vụ khác.

Chúng tôi rất mong được phục vụ Quý khách hàng!