Trong xuất khẩu, chứng từ chính là “xương sống” của cả giao dịch. Chỉ một lỗi nhỏ trong hóa đơn, vận đơn hay giấy chứng nhận xuất xứ cũng có thể khiến lô hàng bị giữ lại, phát sinh chi phí, thậm chí mất cơ hội kinh doanh. Do đó, kiểm tra chứng từ trước khi xuất hàng không chỉ là thủ tục bắt buộc mà còn là yếu tố sống còn để bảo vệ quyền lợi và uy tín của doanh nghiệp.

Ở bài viết này, Ant Vina Logistics sẽ phân tích chi tiết các loại chứng từ quan trọng, quy trình kiểm tra cũng như những rủi ro thường gặp, giúp doanh nghiệp nắm rõ cách xử lý để xuất khẩu an toàn, nhanh chóng và tiết kiệm chi phí.

1. Bộ chứng từ xuất khẩu và vai trò trong quá trình thông quan

 

Bộ chứng từ xuất khẩu là tập hợp các giấy tờ pháp lý đi kèm theo lô hàng, bao gồm từ hóa đơn thương mại, vận đơn cho đến các chứng từ chuyên ngành. Những giấy tờ này được hải quan, ngân hàng và các bên liên quan sử dụng để xác minh:

• Tính hợp pháp của giao dịch thương mại quốc tế.

• Nguồn gốc, xuất xứ và giá trị của hàng hóa.

• Quyền lợi và nghĩa vụ của người bán – người mua.

• Điều kiện để thông quan, vận chuyển và thanh toán quốc tế.

Chỉ cần một chứng từ thiếu hoặc sai, toàn bộ quy trình có thể bị đình trệ. Vì thế, việc kiểm tra chứng từ trước khi xuất hàng cần thực hiện một cách tỉ mỉ và hệ thống.

2. Những chứng từ quan trọng cần kiểm tra kỹ trước khi xuất hàng

Trong quá trình kiểm tra chứng từ trước khi xuất hàng, doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý đến các loại giấy tờ cốt lõi. Đây là cơ sở để hải quan xét duyệt thông quan, ngân hàng thực hiện thanh toán, cũng như để tránh phát sinh tranh chấp với đối tác trong quá trình giao dịch. Mỗi chứng từ đều mang giá trị pháp lý riêng, vì vậy việc kiểm tra chi tiết là bắt buộc để đảm bảo lô hàng được xuất khẩu thuận lợi.

2.1. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

Hóa đơn thương mại là tài liệu xác định giá trị giao dịch và là cơ sở tính thuế xuất nhập khẩu.

• Hóa đơn phải thể hiện đầy đủ: thông tin người bán – người mua, mô tả hàng hóa, mã HS, điều kiện giao hàng (Incoterms®), đơn giá, tổng trị giá và phương thức thanh toán.

• Một lỗi thường gặp là điều kiện giao hàng chỉ ghi chung chung “FOB” mà không kèm địa điểm, trong khi chuẩn đúng phải là “FOB Haiphong – Incoterms® 2020”.

• Ngoài ra, trị giá ghi bằng số và bằng chữ cần thống nhất để tránh bị nghi ngờ gian lận.

2.2. Vận đơn (Bill of Lading – B/L) trong quá trình kiểm tra chứng từ trước khi xuất hàng

Vận đơn không chỉ là chứng từ vận chuyển mà còn là bằng chứng xác nhận quyền sở hữu hàng hóa.

• Khi kiểm tra chứng từ trước khi xuất hàng, cần đối chiếu ngày phát hành vận đơn với lịch tàu chạy để đảm bảo khớp nhau.

• Kiểm tra số container, cảng đi – cảng đến, tên người gửi – người nhận có thống nhất với hợp đồng và Invoice không.

• Xác định loại vận đơn phù hợp: bản gốc (Original B/L), surrender B/L hay Telex Release, tùy yêu cầu của đối tác và ngân hàng.

2.3. Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O – Certificate of Origin)

Giấy chứng nhận xuất xứ quyết định việc hưởng ưu đãi thuế quan trong nhiều hiệp định thương mại.

• Doanh nghiệp cần kiểm tra đúng loại C/O áp dụng (ví dụ: Form D, E, AK…).

• Các thông tin như mã HS, tên hàng, quốc gia xuất khẩu phải khớp với Invoice và Packing List.

• C/O phải có dấu, chữ ký hợp lệ của cơ quan cấp, và còn hiệu lực tại thời điểm nộp.

2.4. Phiếu đóng gói (Packing List) trong quy trình kiểm tra chứng từ trước khi xuất hàng

Phiếu đóng gói là bản mô tả chi tiết quy cách đóng gói của lô hàng.

• Phải ghi rõ số kiện, trọng lượng tịnh (Net Weight), trọng lượng cả bì (Gross Weight) và thể tích (CBM).

• Mô tả hàng hóa cần chi tiết, tránh chung chung để thuận lợi khi kiểm hóa.

• Nếu số lượng kiện không khớp với Invoice hoặc B/L, hải quan có thể yêu cầu kiểm tra thực tế toàn bộ lô hàng.

2.5. Tờ khai hải quan xuất khẩu

Tờ khai hải quan là chứng từ điện tử hoặc bản giấy thể hiện khai báo chính thức với hải quan.

• Mọi thông tin trên tờ khai (mã HS, trị giá, Incoterms®, số hợp đồng, số Invoice) cần đồng bộ với toàn bộ chứng từ khác.

• Việc kiểm tra chứng từ trước khi xuất hàng ở bước này giúp doanh nghiệp tránh sai sót phải sửa đổi, tiết kiệm thời gian thông quan.

• Trường hợp sai sót, phải làm thủ tục sửa đổi theo đúng quy định tại Thông tư 38/2015/TT-BTC.

2.6. Các chứng từ chuyên ngành (nếu có)

Một số lô hàng đặc thù yêu cầu chứng từ chuyên ngành như: giấy kiểm dịch động vật – thực vật, chứng thư kiểm định chất lượng, giấy phép xuất khẩu…

• Những chứng từ này thường có thời hạn, cần kiểm tra hiệu lực trước khi nộp.

• Nếu nộp bản hết hạn, lô hàng sẽ bị giữ lại để bổ sung, gây chậm trễ lịch xuất hàng.

3. Quy trình kiểm tra chứng từ trước khi xuất hàng

Bước 1 – Kiểm tra tính đầy đủ
Tạo checklist chứng từ cho từng lô hàng. Trước khi gửi hồ sơ khai báo hải quan, rà soát toàn bộ giấy tờ, đảm bảo không thiếu loại nào, từ Invoice, Packing List đến Bill of Lading và C/O.

Bước 2 – Đối chiếu nội dung và sự thống nhất
So sánh chi tiết các thông tin quan trọng: tên hàng, mã HS, trị giá, số kiện, trọng lượng, điều kiện Incoterms®, ngày phát hành… Tất cả phải khớp nhau trên mọi chứng từ. Đây là bước thường xảy ra sai sót nên nhiều doanh nghiệp lựa chọn hợp tác với công ty logistics tại Hải Phòng như Ant Vina để được hỗ trợ kiểm tra, đối chiếu chuyên nghiệp.

Bước 3 – Xác minh tính hợp lệ và tuân thủ pháp luật
Kiểm tra dấu, chữ ký, thời hạn hiệu lực và đúng quy định hiện hành. Trường hợp có giấy phép chuyên ngành, cần chắc chắn rằng giấy tờ đó phù hợp với loại hàng đang xuất khẩu. Nếu cần, có thể nhờ đơn vị dịch vụ khai báo hải quan tại Hải Phòng tư vấn để tránh rủi ro về pháp lý.

4. Xử lý khi phát hiện sai sót trong chứng từ

Sai sót chứng từ là điều khó tránh khỏi, nhưng doanh nghiệp cần xử lý kịp thời để tránh phát sinh chi phí. Việc phát hiện sớm thông qua kiểm tra chứng từ trước khi xuất hàng sẽ giúp giảm thiểu rủi ro.

• Xác định lỗi: Ví dụ sai tên hàng, sai mã HS, nhầm điều kiện giao hàng…

• Liên hệ đơn vị phát hành: Với Invoice, liên hệ nhà xuất khẩu; với B/L, liên hệ hãng tàu; với C/O, liên hệ phòng cấp chứng nhận.

• Điều chỉnh hồ sơ hải quan: Nếu tờ khai đã mở, cần làm thủ tục sửa đổi và thông báo với cán bộ hải quan để tránh bị áp chế tài. Trong trường hợp phức tạp, nên nhờ đến dịch vụ khai thuê hải quan tại Hải Phòng để được xử lý nhanh chóng.

5. Lưu ý để hạn chế rủi ro chứng từ

Để phòng ngừa các tình huống ngoài ý muốn, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình kiểm soát hiệu quả. Một số giải pháp quan trọng:

• Doanh nghiệp nên số hóa hồ sơ để dễ quản lý, đối chiếu và tra cứu.

• Thực hiện kiểm tra chứng từ trước khi xuất hàng theo checklist chuẩn để phát hiện sai sót kịp thời.

• Cập nhật thường xuyên quy định mới của hải quan, đặc biệt liên quan đến mã HS và các hiệp định thương mại.

• Đào tạo nhân sự phụ trách chứng từ nắm chắc quy trình kiểm tra, giảm thiểu phụ thuộc vào cá nhân.

• Hợp tác với đơn vị logistics chuyên nghiệp như Ant Vina Logistics – công ty logistics tại Hải Phòng – để được hỗ trợ kiểm tra chứng từ và xử lý kịp thời, giảm thiểu tối đa rủi ro.

Kết luận

Việc kiểm tra chứng từ trước khi xuất hàng không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo lô hàng đủ điều kiện thông quan mà còn giữ uy tín, tiết kiệm chi phí và thời gian. Một bộ chứng từ được chuẩn bị đầy đủ, chính xác và hợp lệ sẽ là chìa khóa cho giao dịch xuất khẩu thành công.

Với nhiều năm kinh nghiệm trong ngành logistics, Ant Vina Logistics luôn đồng hành cùng khách hàng trong việc chuẩn bị và kiểm tra chứng từ, từ đó đảm bảo quy trình xuất khẩu diễn ra an toàn, trơn tru và hiệu quả. Là công ty logistics tại Hải Phòng, chúng tôi không chỉ cung cấp dịch vụ vận tải tại Hải Phòng mà còn hỗ trợ doanh nghiệp trong khâu khai báo hải quan tại Hải Phòng, giúp khách hàng yên tâm và tối ưu hóa toàn bộ chuỗi xuất khẩu.

Liên hệ với ANT VINA Logistics để được tư vấn miễn phí

• Trụ sở chính: Số 30 Lê Trọng Tần, Phường Lê Thanh Nghị, Thành phố Hải Phòng
• Văn phòng làm việc: Lô OTM2-02-13 & OTM2-02-14, Khu dân cư Bắc Nguyễn Lương Bằng, Phường Việt Hoà, Thành phố Hải Phòng.
• Hotline: 0931 525 525
• Email: [email protected]
• Website: https://antvina.com/
• Fanpage: https://www.facebook.com/antvinalogistics

ANT VINA Logistics cung cấp các dịch vụ:

• Vận chuyển hàng hóa quốc tế FCL/LCL bằng đường biển và đường hàng không đến tất cả các địa điểm trên thế giới.
• Dịch vụ làm thủ tục hải quan xuất – nhập khẩu và thủ tục kiểm tra chất lượng, hợp quy.
• Dịch vụ thông quan tờ khai hải quan và vận tải container nội địa.
• Cho thuê kho bãi và vận hành phân phối.
• Ủy thác xuất nhập khẩu hàng hóa ra toàn cầu.
• Dịch vụ xin các loại chứng từ như: chứng thư kiểm dịch thực vật – động vật, chứng nhận xuất xứ hàng hóa, và nhiều dịch vụ khác.

Chúng tôi rất mong được phục vụ Quý khách hàng!