Khi doanh nghiệp tham gia hoạt động xuất nhập khẩu, việc bị kiểm tra sau thông quan là tình huống thường gặp. Nếu không nắm rõ giấy tờ cần chuẩn bị khi bị kiểm tra sau thông quan, doanh nghiệp có thể gặp rủi ro như bị xử phạt, truy thu thuế hoặc kéo dài thời gian làm việc với hải quan. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu tại sao có kiểm tra sau thông quan, cũng như toàn bộ hồ sơ, chứng từ cần lưu trữ để quá trình diễn ra nhanh gọn, an toàn.
1. Tại sao doanh nghiệp bị kiểm tra sau thông quan?
Kiểm tra sau thông quan là một phần trong quy trình quản lý của cơ quan hải quan nhằm:
-
Đảm bảo doanh nghiệp khai báo chính xác về số lượng, định mức và giá trị hàng hóa.
-
Kiểm soát việc sử dụng nguyên liệu nhập khẩu, phế liệu, phế phẩm đúng quy định.
-
Đối chiếu số liệu báo cáo với hồ sơ thực tế, tránh gian lận thương mại hoặc thất thu thuế.
Việc bị kiểm tra không phải lúc nào cũng do vi phạm, nhưng nếu doanh nghiệp không chuẩn bị kỹ các hồ sơ, chứng từ, việc xử lý sẽ mất nhiều thời gian và tiềm ẩn nguy cơ bị phạt.
2. Giấy tờ cần chuẩn bị khi bị kiểm tra sau thông quan
Để quá trình kiểm tra diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp nên lưu trữ và sắp xếp đầy đủ các loại tài liệu sau. Đây chính là giấy tờ cần chuẩn bị khi bị kiểm tra sau thông quan:
-
Tờ khai hải quan đã thông quan (file mềm), bao gồm cả tờ khai sửa và tờ khai hủy.
-
Hợp đồng xuất – nhập khẩu (sao y kèm phụ lục).
-
Báo cáo quyết toán nguyên liệu, vật tư và thành phần sản xuất từ nguồn nhập khẩu.
-
Tài liệu liên quan đến xử lý nguyên liệu dư thừa, phế liệu, phế phẩm.
-
Bảng kê chi tiết tờ khai và hàng hóa xuất khẩu có chứng nhận xuất xứ hoặc tự chứng nhận xuất xứ.
-
Quy trình sản xuất và quản lý nguyên liệu, vật tư.
-
Quy trình xây dựng, sử dụng và quyết toán định mức sản xuất.
-
Định mức thực tế sản xuất và định mức đã thông báo cho hải quan đối với các mã sản phẩm.
-
Báo cáo tài chính, bảng cân đối số phát sinh tài khoản kế toán.
-
Bảng kê chi tiết hóa đơn GTGT theo tháng.
-
Bảng kê chi tiết tính giá thành của từng mã sản phẩm.
-
Bảng kê nhập – xuất – tồn nguyên liệu, vật tư và thành phẩm.
-
Sổ chi phí sản xuất kinh doanh.
-
Biên bản kiểm kho nguyên liệu, bán thành phẩm, thành phẩm.
-
Sổ chi tiết các tài khoản kế toán.
-
Hồ sơ thanh tra, kiểm tra trước đó (nếu có).
Việc nắm chắc và lưu trữ những tài liệu cần chuẩn bị khi bị kiểm tra sau thông quan giúp doanh nghiệp chủ động hơn, giảm thiểu rủi ro trong quá trình làm việc với hải quan.
>> Xem thêm: Quy trình 8 bước kiểm tra sau thông quan
3. Vì sao doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ kỹ lưỡng?
Ngoài việc đáp ứng yêu cầu pháp luật, việc chuẩn bị kỹ lưỡng các giấy tờ cần chuẩn bị khi bị kiểm tra sau thông quan mang lại nhiều lợi ích:
-
Tránh bị xử phạt, truy thu thuế do sai sót hoặc thiếu chứng từ.
-
Rút ngắn thời gian kiểm tra, tránh ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất và xuất nhập khẩu.
-
Giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt nội bộ, rà soát các quy trình và số liệu.
-
Tạo uy tín với đối tác và thể hiện sự chuyên nghiệp trong vận hành.
>> Xem thêm: Những lỗi sau Doanh nghiệp hay mắc phải khi kiểm tra sau thông quan cần chú ý
4. Kết luận
Trong bối cảnh hoạt động xuất nhập khẩu ngày càng bị giám sát chặt chẽ, việc chuẩn bị đầy đủ và lưu trữ khoa học các giấy tờ cần chuẩn bị khi bị kiểm tra sau thông quan không chỉ giúp doanh nghiệp đáp ứng đúng yêu cầu của cơ quan hải quan mà còn đảm bảo sự ổn định trong vận hành. Một hệ thống hồ sơ được sắp xếp hợp lý sẽ giúp doanh nghiệp nhanh chóng cung cấp thông tin khi cần, tránh bị gián đoạn hoạt động và giảm nguy cơ phát sinh các khoản truy thu, xử phạt.
Thay vì chỉ làm hồ sơ để “đối phó” khi bị kiểm tra, doanh nghiệp nên coi đây là cơ hội để tối ưu quy trình nội bộ, từ quản lý nguyên liệu, định mức sản xuất đến kiểm soát tài chính. Việc này không chỉ bảo vệ doanh nghiệp trước rủi ro pháp lý mà còn nâng cao năng lực quản trị và uy tín trên thị trường.
Nếu bạn chưa có đội ngũ chuyên trách hoặc muốn tiết kiệm thời gian trong việc xây dựng và lưu trữ hồ sơ xuất nhập khẩu, ANT VINA Logistics sẵn sàng đồng hành. Chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn, hỗ trợ chuẩn hóa toàn bộ giấy tờ cần chuẩn bị khi bị kiểm tra sau thông quan, giúp doanh nghiệp yên tâm tập trung vào sản xuất và kinh doanh.
Liên hệ ngay với ANT VINA Logistics – Đơn vị Logistics uy tín tại Hải Phòng để được hỗ trợ
- Trụ sở chính: Lô 123.101, Khu đô thị Phía Tây, Phường Lê Thanh Nghị, Thành phố Hải Phòng.
- Văn phòng làm việc: Lô OTM2-02-13 & OTM2-02-14, Khu dân cư Bắc Nguyễn Lương Bằng, Phường Việt Hoà, Thành phố Hải Phòng.
- Hotline: 0931 525 525
- Email: [email protected]
- Website: https://antvina.com/
- Fanpage: https://www.facebook.com/antvinalogistics
ANT VINA Logistics cung cấp các dịch vụ:
- Vận chuyển hàng hóa quốc tế FCL/LCL bằng đường biển và đường hàng không đến tất cả các địa điểm trên thế giới.
- Dịch vụ làm thủ tục hải quan xuất – nhập khẩu và thủ tục kiểm tra chất lượng, hợp quy.
- Dịch vụ thông quan tờ khai hải quan và vận tải container nội địa.
- Cho thuê kho bãi và vận hành phân phối.
- Ủy thác xuất nhập khẩu hàng hóa ra toàn cầu.
- Dịch vụ xin các loại chứng từ như: chứng thư kiểm dịch thực vật – động vật, chứng nhận xuất xứ hàng hóa, và nhiều dịch vụ khác.
Chúng tôi rất mong được phục vụ Quý khách hàng!
