Theo quy định tại Điều 60 Thông tư 39/2018/TT-BTC, các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất xuất khẩu (SXXK), gia công và chế xuất (bao gồm cả gia công kết hợp với SXXK) đều có trách nhiệm thực hiện báo cáo quyết toán hải quan. Báo cáo này cần được lập dựa trên danh mục nguyên vật liệu, vật tư, thành phẩm cùng với định mức thực tế sản xuất và gửi lên cơ quan Hải quan để quản lý.

Trong bài viết này, Ant Vina Logistics sẽ hướng dẫn chi tiết cách sử dụng phần mềm điện tử Ecus5 Vnaccs để thực hiện báo cáo quyết toán hải quan. Nội dung được tổng hợp từ Công ty TNHH Phát triển Công nghệ Thái Sơn – đơn vị phát triển phần mềm chuyên dụng này.

I. Tổng quan về phần mềm báo cáo quyết toán hải quan

1. Báo cáo quyết toán hải quan là gì?

Báo cáo quyết toán hải quan là bảng tổng hợp về tình hình sử dụng nguyên vật liệu, vật tư nhập khẩu cũng như hàng hóa xuất khẩu, do doanh nghiệp lập và gửi lên cơ quan Hải quan. Đây là quy trình bắt buộc đối với các doanh nghiệp sản xuất xuất khẩu, gia công và chế xuất.

>> Xem thêm: Dịch vụ báo cáo quyết toán hải quan

2. Phần mềm báo cáo quyết toán hải quan là gì?

Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp sử dụng phần mềm ECUS5 VNACCS của Công ty Thái Sơn để thực hiện báo cáo quyết toán. Phần mềm này giúp xử lý số liệu, tổng hợp dữ liệu và gửi thông tin khai báo trực tiếp đến cơ quan Hải quan.

II. Hướng dẫn sử dụng phần mềm báo cáo quyết toán hải quan

Để thực hiện báo cáo quyết toán hải quan bằng phần mềm Ecus5, doanh nghiệp có thể tham khảo hướng dẫn dưới đây, áp dụng cho hai loại hình doanh nghiệp phổ biến: Sản xuất xuất khẩu và Gia công.

1. Các loại hình báo cáo quyết toán

a. Báo cáo quyết toán cho doanh nghiệp sản xuất xuất khẩu

Từ giao diện chính của phần mềm, người dùng chọn các danh mục:

• “Sổ quyết toán” → “Khai báo quyết toán TT39” → “Khai báo quyết toán nguyên vật liệu, sản phẩm”.

Khi giao diện khai báo mở ra, nhập các thông tin theo từng mục:

• Thông tin chung:
  • Nhóm loại hình: Chọn “Sản xuất xuất khẩu”.
  • Loại báo cáo: Chọn “Nguyên vật liệu” hoặc “Sản phẩm”.
  • Thời gian báo cáo: Nhập khoảng thời gian tương ứng với năm tài chính của doanh nghiệp.
• Danh sách hàng hóa:

• • Mã hàng: Chọn từ danh sách mã hàng đã khai báo và gửi lên Hải quan.
  • Tên hàng, mã đơn vị tính: Hệ thống sẽ tự động lấy dữ liệu sau khi chọn mã hàng.
  • Lượng tồn đầu kỳ: Nhập tổng lượng tồn của kỳ trước (nếu có).
  • Lượng nhập trong kỳ: Nhập tổng số lượng nhập khẩu theo tờ khai trong kỳ quyết toán.
  • Lượng tái xuất: Nhập tổng lượng tái xuất (nếu có).
  • Lượng chuyển mục đích sử dụng: Nhập tổng lượng đã thay đổi mục đích sử dụng.
  • Lượng xuất kho: Nhập tổng số nguyên liệu – vật tư đã xuất để sản xuất.
  • Lượng xuất khác: Nhập tổng số lượng xuất theo mục đích khác (nếu có).
  • Lượng tồn cuối kỳ: Hệ thống tự động tính toán theo công thức:
    

    Tồn cuối = (Tồn đầu kỳ + Lượng nhập) – (Lượng tái xuất + Chuyển mục đích sử dụng + Lượng xuất kho + Xuất khác)

• Nhập nhanh danh sách hàng hóa:
  • Cách 1: Sử dụng phím F6 để nhập dữ liệu từ file Excel.
  • Cách 2: Sử dụng phím F12 để lấy dữ liệu từ module Kế toán kho.

b. Báo cáo quyết toán cho doanh nghiệp gia công

Từ menu chính bạn chọn các danh mục: “Sổ quyết toán / Khai báo quyết toán TT39/Khai báo quyết toán nguyên vật liệu, sản phẩm”:

Sau đó, màn hình sẽ hiện ra:

Quy trình thực hiện tương tự như đối với doanh nghiệp sản xuất xuất khẩu. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần chọn loại hình “Gia công” trong phần khai báo và thực hiện các bước nhập dữ liệu tương ứng.

Hướng dẫn nhập liệu vào bảng báo cáo quyết toán

Trước tiên, bạn cần lựa chọn các mục hiển thị cụ thể trên bảng:

Mục Thông tin chung:

• Nhóm loại hình: Chọn loại hình Gia công.
• Loại báo cáo: Chọn Nguyên vật liệu.
• Lưu ý: Thông thường, mỗi loại hình doanh nghiệp sẽ có hai loại báo cáo quyết toán, một dành cho nguyên vật liệu và một cho sản phẩm. Việc báo cáo đối với sản phẩm sẽ thực hiện tương tự như nguyên vật liệu.

Thời gian báo cáo: Là khoảng thời gian của năm tài chính doanh nghiệp.

Mục Danh sách hàng hóa

Bước đầu tiên, nhấn phím F5 để chọn Hợp đồng Gia công cần quyết toán trong mục “Danh sách hợp đồng gia công”. Trong một lần khai báo báo cáo quyết toán, bạn có thể chọn nhiều hợp đồng cùng lúc.

Sau khi chọn hợp đồng, tiếp tục nhập danh sách hàng hóa tương ứng với từng hợp đồng.

Các thông tin cần nhập:

• Mã hàng
• Tên hàng, mã đơn vị tính
• Lượng tồn đầu kỳ
• Lượng nhập trong kỳ
• Lượng tái xuất
• Lượng chuyển mục đích sử dụng
• Lượng xuất kho
• Lượng xuất khác
• Lượng tồn cuối

Công thức tính tự động: Tồn cuối = (Tồn đầu kỳ + Lượng nhập) – (Lượng tái xuất + Chuyển mục đích sử dụng + Lượng xuất khẩu + Xuất khác)

2. Hướng dẫn truyền thông tin lên cơ quan Hải quan

Sau khi hoàn tất nhập liệu, doanh nghiệp thực hiện khai báo với cơ quan Hải quan bằng cách:

• Nhấn vào “Khai báo quyết toán” từ menu bên trái.
• Cắm chữ ký số vào máy tính.
• Chọn chữ ký số từ danh sách có sẵn, nhập mã PIN và xác nhận.

• Gửi báo cáo lên hệ thống Hải quan.
• Chờ thông báo xác nhận từ hệ thống: “Hệ thống đã nhận được message và đang trong quá trình xử lý…”.
• Lấy phản hồi từ cơ quan Hải quan.
• Nếu được duyệt, doanh nghiệp nhận số tiếp nhận và hoàn tất quy trình báo cáo.

Hy vọng rằng hướng dẫn chi tiết trên đây sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về cách sử dụng phần mềm Ecus5 để báo cáo quyết toán hải quan. Việc thực hiện đúng quy trình không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật mà còn nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý xuất nhập khẩu và logistics. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, Ant Vina Logistics luôn sẵn sàng hỗ trợ!

Liên hệ với ANT VINA Logistics để được tư vấn miễn phí

• Trụ sở chính: Lô 123.101, Khu đô thị Phía Tây, Phường Tân Bình, Thành phố Hải Dương
• Văn phòng làm việc: Số 22, Lô B5, Khu đô thị Việt Hoà, Phường Việt Hoà, Thành phố Hải Dương
• Hotline: 0931 525 525
• Email: [email protected]
• Website: https://antvina.com/
• Fanpage: https://www.facebook.com/antvinalogistics

ANT VINA Logistics cung cấp các dịch vụ:

• Vận chuyển hàng hóa quốc tế FCL/LCL bằng đường biển và đường hàng không đến tất cả các địa điểm trên thế giới.
• Dịch vụ làm thủ tục hải quan xuất – nhập khẩu và thủ tục kiểm tra chất lượng, hợp quy.
• Dịch vụ thông quan tờ khai hải quan và vận tải container nội địa.
• Cho thuê kho bãi và vận hành phân phối.
• Ủy thác xuất nhập khẩu hàng hóa ra toàn cầu.
• Dịch vụ xin các loại chứng từ như: chứng thư kiểm dịch thực vật – động vật, chứng nhận xuất xứ hàng hóa, và nhiều dịch vụ khác.

Chúng tôi rất mong được phục vụ Quý khách hàng!