Có rất nhiều doanh nghiệp mới kinh doanh hàng hóa, sẽ chưa có kinh nghiệm trong việc làm thủ tục thông quan. Bài toán đặt ra cho những doanh nghiệp đó là nên thuê một đơn vị dịch vụ hay tự làm thủ tục, bên nào sẽ lợi hơn.
ANT VINA Logistics sẽ giúp bạn phân tích bài toán đó. Ngoài ra, chúng tôi cũng giúp bạn giải đáp những câu hỏi liên quan: tìm và chọn đơn vị làm dịch vụ hải quan như thế nào? Phối hợp với đơn vị làm dịch vụ ra sao cho hiệu quả?
- Khi nào thì nên tự làm thủ tục?
Không phải trường hợp nào chủ hàng cũng nên dùng dịch vụ thuê ngoài. Có những trường hợp công ty bạn nên tự làm thủ tục thì vẫn hơn như:
- Công ty bạn có bộ phận chuyên làm thủ tục, chẳng hạn có phòng logistics, hay bộ phận chuyên trách
- Trong công ty có ai đó trước đây đã có kinh nghiệm về lĩnh vực này. Việc triển khai cũng không có gì là quá khó khăn, chỉ cần chuẩn bị một số bước nghiệp vụ là có thể tiến hành được.
- Công ty bạn muốn tiết kiệm chi phí tối đa và cũng có sẵn người để tìm hiểu và tự làm thủ tục (có thể chỉ là kiêm nhiệm)
2. Khi nào nên thuê dịch vụ hải quan?
Những công ty không có bộ phận chuyên trách, cũng không có người có kinh nghiệm, và họ có thể trả một khoản phí nhất định để không cần phải tự làm hết mọi việc liên quan đến thủ tục.
Rõ ràng trong trường hợp trên thì bạn nên xem xét việc thuê công ty dịch vụ làm thủ tục hải quan cho lô hàng xuất nhập khẩu của mình. Bạn sẽ thấy được những lợi ích rõ ràng của việc hợp tác với đơn vị dịch vụ chuyên nghiệp:
– Yên tâm hơn về công việc vì đã có bên chuyên môn làm cho mình hầu hết các bước công việc. Bạn chỉ cần phối hợp một vài nghiệp vụ như: cung cấp chứng từ, ký tá giấy tờ, nộp thuế. Thậm chí tiền thuế cũng có thể chuyển tiền nhờ dịch vụ nộp thay, nếu đủ tin cậy.
– Đỡ mất nhiều thời gian tìm hiểu chi tiết từ đầu. Làm thủ tục cũng là một lĩnh vực khá phức tạp với người mới.
– Tránh được những rủi ro sai sót nghiêm trọng khi lần đầu phải tự thực hiện các bước thủ tục. Những trục trặc do mới làm chưa quen sẽ rất dễ dẫn đến phát sinh thời gian, chi phí. Chẳng hạn, bạn truyền thông tin tờ khai bị sai, vào lỗi phải hủy tờ khai (ví dụ khai nhầm chi cục hải quan), thì thời gian để khắc phục mất một vài ngày là chuyện bình thường, chưa kể phải công văn giải trình, và có thể mất tiền phạt, hay tiền bồi dưỡng…
– Có thể giúp tiết kiệm chi phí về tổng thể trong nhiều trường hợp. Chi phí này có thể nhìn thấy ngay, chẳng hạn như chủ hàng ở Thanh Hóa mà phải ra Hải Phòng làm thủ tục, thì tiền ăn ở đi lại, có khi cũng vượt quá tiền thuê dịch vụ. Ngoài ra, còn những chi phí vô hình liên quan đến hao phí về thời gian, công sức, cơ hội, bố trí nhân sự… nếu bạn phải tự làm hết mọi thủ tục.
3. Tìm và chọn đơn vị làm dịch vụ hải quan thế nào?
Nếu lần đầu tiên làm thủ tục xuất nhập khẩu, bạn nên tìm công ty có thế mạnh về khả năng tư vấn cho khách hàng mới. Vì ngoài kinh nghiệm của mình, họ cần biết cách giúp bạn hiểu thêm nghiệp vụ để phối hợp cho hiệu quả.
Về cách thức tìm kiếm, bạn cũng có thể sử dụng các kênh phổ biến như nhờ người quen giới thiệu, tra cứu danh bạ, hoặc nhanh hơn cả là tìm trên internet.
Với các cách như vậy bạn có thể xác định được một số đối tác tiềm năng. Hãy liên hệ với họ để hỏi thêm thông tin, và cho họ biết bạn muốn xuất nhập loại hàng gì, lượng hàng bao nhiêu, hàng qua cảng, cửa khẩu của tỉnh thành nào.
Trong quá trình trao đổi thông tin, chắc hẳn bạn sẽ tìm cách so sánh, đánh giá để chọn nhà cung cấp dịch vụ khai báo hải quan phù hợp cho mình.
Một số tiêu chí quan trọng bạn cần được lưu ý khi lựa chọn:
– Kinh nghiệm của công ty dịch vụ
– Loại hình tờ khai mà bạn cần và thế mạnh của công ty dịch vụ;
– Công ty có được công nhận là đại lý hải quan không;
– Có dịch vụ giao nhận hải quan trọn gói, gồm cả vận tải (đường biển và bộ) không?…
Lời khuyên chân thành, bạn nên thuê một đơn vị làm dịch vụ hải quan trọn gói để họ chủ động tư vấn và báo giá hợp lí cho bạn. Khi nhận báo giá, chắc chắn bạn sẽ xem xét, so sánh giá cả của từng bên. Bạn sẽ chọn được đơn vị uy tín chất lượng mà giá thành phù hợp với bạn.
4. Phối hợp với công ty dịch vụ hải quan thế nào cho hiệu quả?
Khi đã lựa chọn được một đơn vị làm dịch vụ Hải quan có nghĩa là bạn đã đồng ý hợp tác, cho dù có hợp đồng chính thức hay chỉ qua email, điện thoại, thì hai bên đã thể hiện sự nhất trí, và do đó rất cần có sự cam kết và nỗ lực của cả 2 phía để có thể triển khai được dịch vụ tốt nhất.
Để được như vậy, bên làm dịch vụ hải quan như chúng tôi rất cần chủ hàng phối hợp trong các bước công việc như
– Cung cấp thông tin về hàng hóa một cách đầy đủ và chính xác. Điều này giúp cho việc khai báo tờ khai trên phần mềm được nhanh chóng. Nếu không phối hợp tốt, thì có thể sẽ dẫn tới khai báo sai lệch, kéo theo những công việc phát sinh về sau như: truyền sửa tờ khai, nộp bổ sung thuế, chuyển kiểm hóa… Tất cả đều không có lợi, và dẫn tới chậm trễ tiến độ thông quan.
– Gửi thông tin và chứng từ sớm, đúng ra là càng sớm càng có lợi về mặt tiến độ làm thủ tục. Với file mềm hay chứng từ giấy đều nên như vậy. Nhiều khi khách hàng có chứng từ nhưng lại chần chừ hoặc vì lý do nào đó chưa gửi ngay. Làm vậy dễ gây chậm tiến độ, nhất là khi hàng sắp về hoặc đã về cảng (hàng nhập), hoặc sát ngày giờ cut-off (hàng xuất). Nếu gửi chứng từ sớm, với hàng nhập, chắc hẳn sẽ tiết kiệm được tiền khi hàng bị quá ngày free lưu container tại cảng.
– Nhiệt tình và kiên nhẫn khi bị cán bộ hải quan căn vặn, hay thủ tục bị vướng mắc.
Khi xem hồ sơ, Hải quan có điều muốn hỏi, người làm dịch vụ thường cố gắng tìm hiểu thông tin và tự trả lời. Nhưng nếu biết hoặc không có đủ thông tin, thì buộc phải hỏi lại chủ hàng. Lúc đó, chỉ mong chủ hàng nhiệt tình, vui vẻ giải đáp, như vậy công việc sẽ nhẹ nhàng và hiệu quả hơn.
Hikari Việt Hương đã giúp những doanh nghiệp mới, doanh nghiệp không chuyên như bạn giải quyết được nhiều thắc mắc, hi vọng rằng thông tin của chúng tôi sẽ không làm bạn trở nên bỡ ngỡ và tốn thời gian khi quyết định.
