Trong hoạt động thương mại quốc tế, nhiều doanh nghiệp thường gặp khó khăn khi xử lý hồ sơ hải quan, khai báo chứng từ hoặc vận chuyển hàng hóa. Những lỗi thường gặp khi làm thủ tục xuất nhập khẩu có thể khiến hàng bị chậm thông quan, phát sinh chi phí và ảnh hưởng tiến độ kinh doanh. Cùng ANT Vina Logistics tìm hiểu các sai sót phổ biến và cách hạn chế rủi ro hiệu quả trong bài viết dưới đây.

  

Sai sót trong chuẩn bị chứng từ xuất nhập khẩu

Một trong những lỗi thường gặp khi làm thủ tục xuất nhập khẩu là thiếu hoặc sai thông tin trên bộ chứng từ. Hồ sơ xuất nhập khẩu thường bao gồm:

• Hợp đồng thương mại (Sales Contract)
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
• Phiếu đóng gói (Packing List)
• Vận đơn (Bill of Lading/Airway Bill)
• Tờ khai hải quan
• Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)
• Giấy phép chuyên ngành nếu có

Chỉ cần thiếu một chứng từ hoặc khai báo không đồng nhất giữa các giấy tờ, doanh nghiệp có thể bị giữ hàng tại cảng hoặc phải bổ sung hồ sơ nhiều lần.

Để hạn chế tình trạng này, doanh nghiệp nên xây dựng checklist chứng từ riêng cho từng loại hàng hóa và kiểm tra chéo thông tin trước khi nộp hồ sơ.

Khai sai mã HS Code

Khai sai mã HS là một trong những lỗi thường gặp khi làm thủ tục xuất nhập khẩu gây ảnh hưởng trực tiếp đến thuế và chính sách quản lý hàng hóa.

Nếu áp sai HS Code, doanh nghiệp có thể:

• Bị truy thu thuế
• Không được hưởng ưu đãi từ FTA
• Bị xử phạt hành chính
• Chậm thông quan

Nhiều doanh nghiệp chỉ dựa vào mô tả sản phẩm trên invoice mà chưa tìm hiểu kỹ bản chất hàng hóa. Trong khi đó, cùng một mặt hàng nhưng khác chất liệu, công dụng hoặc cấu tạo có thể áp mã HS hoàn toàn khác nhau.

Giải pháp tốt nhất là:

• Tra cứu biểu thuế mới nhất
• Đối chiếu mã HS từ nước xuất khẩu
• Tham khảo ý kiến chuyên gia hoặc cơ quan hải quan trước khi khai báo

Sai thông tin trên tờ khai hải quan điện tử

Hiện nay phần lớn doanh nghiệp thực hiện khai báo trên hệ thống VNACCS/VCIS. Tuy nhiên, đây cũng là nơi phát sinh nhiều lỗi thường gặp khi làm thủ tục xuất nhập khẩu do thao tác nhầm hoặc thiếu kinh nghiệm.

Các lỗi phổ biến gồm:

• Chọn sai loại hình xuất nhập khẩu
• Khai sai phương thức vận chuyển
• Sai mã cơ quan hải quan
• Nhập nhầm trị giá hoặc số lượng hàng hóa

Một số chỉ tiêu trên tờ khai sau khi truyền chính thức sẽ rất khó chỉnh sửa, thậm chí phải hủy tờ khai để làm lại từ đầu.

Do đó, doanh nghiệp nên có ít nhất hai bước kiểm tra trước khi truyền tờ khai và thường xuyên đào tạo nhân sự phụ trách khai báo hải quan.

Khai báo tên hàng không rõ ràng

Trong danh sách các lỗi thường gặp trong thủ tục xuất nhập khẩu, việc khai tên hàng quá chung chung là lỗi khá phổ biến.

Ví dụ:

• Khai “module điện tử” thay vì mô tả rõ công dụng
• Khai “linh kiện máy tính” nhưng không ghi loại có dây hay không dây
• Không ghi rõ hàng mới 100%

Việc mô tả thiếu chi tiết có thể khiến hải quan hiểu sai bản chất hàng hóa và yêu cầu kiểm tra bổ sung.

Tên hàng nên thể hiện đầy đủ:

• Công dụng
• Chất liệu
• Tình trạng hàng hóa
• Đặc điểm nhận diện chính

Cách khai báo rõ ràng sẽ giúp hạn chế rủi ro kiểm hóa và đẩy nhanh quá trình thông quan.

Chứng từ không đồng nhất

Nhiều doanh nghiệp gặp tình trạng:

• Invoice ghi một kiểu
• Packing list ghi một kiểu
• Catalogue mô tả khác thực tế

Đây là một trong những lỗi thường gặp khi làm thủ tục xuất nhập khẩu khiến doanh nghiệp mất nhiều thời gian giải trình với hải quan.

Thông tin cần đảm bảo thống nhất gồm:

• Tên hàng
• Model
• Xuất xứ
• Số lượng
• Trọng lượng
• Điều kiện giao hàng

Trước khi mở tờ khai, doanh nghiệp nên rà soát toàn bộ bộ hồ sơ để tránh phát sinh sai lệch.

Không cập nhật quy định pháp luật mới

Chính sách xuất nhập khẩu tại Việt Nam thay đổi khá thường xuyên. Nếu doanh nghiệp không cập nhật kịp thời sẽ rất dễ gặp các lỗi thường gặp trong xuất khẩu liên quan đến:

• Hàng thuộc diện kiểm tra chuyên ngành
• Hàng cần giấy phép nhập khẩu
• Quy định ghi nhãn hàng hóa
• Chính sách thuế mới

Nhiều trường hợp doanh nghiệp mở tờ khai khi chưa có giấy phép, dẫn đến bị xử phạt hoặc phải hủy tờ khai.

Để hạn chế rủi ro, doanh nghiệp nên:

• Theo dõi thông tin từ Tổng cục Hải quan
• Cập nhật thông tư mới thường xuyên
• Làm việc với đơn vị logistics có kinh nghiệm

Sai thông tin về xuất xứ hàng hóa

Xuất xứ hàng hóa ảnh hưởng trực tiếp đến mức thuế nhập khẩu và ưu đãi thương mại. Vì vậy, khai sai CO hoặc nhầm nước xuất xứ cũng là một trong những lỗi thường gặp khi làm thủ tục xuất nhập khẩu.

Nhiều doanh nghiệp dễ nhầm giữa:

• Nước xuất khẩu
• Nước sản xuất
• Nước xuất xứ trên CO

Trong thực tế, người bán tại một quốc gia chưa chắc hàng hóa được sản xuất tại quốc gia đó.

Doanh nghiệp nên kiểm tra:

• Nhãn thực tế trên sản phẩm
• Thông tin trên CO
• Mô tả hàng hóa trên invoice

để đảm bảo khai báo chính xác.

Sai sót trong vận tải và logistics

Ngoài hồ sơ hải quan, khâu vận chuyển cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro. Đây cũng là nhóm lỗi thường gặp khiến doanh nghiệp phát sinh thêm nhiều chi phí.

Các lỗi thường thấy:

• Chọn sai điều kiện Incoterms
• Không mua bảo hiểm hàng hóa
• Không theo dõi lịch tàu
• Không có phương án dự phòng khi kẹt cảng

Việc phối hợp với đơn vị logistics chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong toàn bộ chuỗi vận chuyển.

Sai sót trong thanh toán quốc tế

Thanh toán quốc tế luôn là khâu quan trọng trong giao dịch ngoại thương. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn mắc các lỗi thường gặp khi làm thủ tục xuất nhập khẩu liên quan đến:

• Chọn phương thức thanh toán rủi ro
• Sai thông tin trên L/C
• Thanh toán trước cho đối tác thiếu uy tín

Để đảm bảo an toàn:

• Nên kiểm tra kỹ chứng từ thanh toán
• Làm việc với ngân hàng uy tín
• Ưu tiên phương thức thanh toán an toàn với đối tác mới

Giải pháp hạn chế rủi ro trong xuất nhập khẩu

Để tránh các lỗi thường gặp khi làm thủ tục xuất nhập khẩu, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình làm việc bài bản ngay từ đầu.

Một số giải pháp hiệu quả gồm:

• Đào tạo nghiệp vụ cho nhân sự xuất nhập khẩu
• Chuẩn hóa quy trình kiểm tra chứng từ
• Ứng dụng phần mềm quản lý logistics
• Chủ động cập nhật quy định mới
• Hợp tác với đơn vị logistics uy tín

ANT Vina Logistics cung cấp giải pháp vận chuyển quốc tế và hỗ trợ thủ tục hải quan chuyên nghiệp, giúp doanh nghiệp tối ưu thời gian thông quan, hạn chế rủi ro và tiết kiệm chi phí trong hoạt động xuất nhập khẩu.

Kết luận

Có thể thấy, phần lớn lỗi thường gặp khi làm thủ tục xuất nhập khẩu đều xuất phát từ việc thiếu kinh nghiệm, sai sót chứng từ hoặc chưa cập nhật kịp thời quy định pháp luật. Dù là lỗi nhỏ nhưng cũng có thể gây ảnh hưởng lớn đến tiến độ giao hàng và chi phí doanh nghiệp.

Việc chuẩn bị kỹ lưỡng hồ sơ, kiểm tra thông tin cẩn thận và lựa chọn đơn vị logistics đồng hành uy tín sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa rủi ro trong quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa quốc tế.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang cần tư vấn về thủ tục hải quan, vận chuyển quốc tế hoặc giải pháp logistics trọn gói, ANT Vina Logistics luôn sẵn sàng đồng hành và hỗ trợ nhanh chóng, chuyên nghiệp.

Liên hệ ngay với ANT VINA Logistics để được tư vấn và báo giá

• Trụ sở chính: 30 Lê Trọng Tấn, Phường Lê Thanh Nghị, Thành phố Hải Phòng.
• Văn phòng làm việc: Lô OTM2-02-13 & OTM2-02-14, Khu dân cư Bắc Nguyễn Lương Bằng, Phường Việt Hoà, Thành phố Hải Phòng.
• Hotline: 0931 525 525
• Email: info@antvina.com
• Website: https://antvina.com/
• Fanpage: https://www.facebook.com/antvinalogistics

ANT VINA Logistics cung cấp các dịch vụ:

• Vận chuyển hàng hóa quốc tế FCL/LCL bằng đường biển và đường hàng không đến tất cả các địa điểm trên thế giới.
• Dịch vụ làm thủ tục hải quan xuất – nhập khẩu và thủ tục kiểm tra chất lượng, hợp quy.
• Dịch vụ thông quan tờ khai hải quan và vận tải container nội địa.
• Cho thuê kho bãi và vận hành phân phối.
• Ủy thác xuất nhập khẩu hàng hóa ra toàn cầu.
• Dịch vụ xin các loại chứng từ như: chứng thư kiểm dịch thực vật – động vật, chứng nhận xuất xứ hàng hóa, và nhiều dịch vụ khác.

Chúng tôi rất mong được phục vụ Quý khách hàng!