1. Shipping Instruction là gì? Vai trò và thời điểm lập

Trong quy trình xuất khẩu – vận tải – khai hải quan, Shipping Instruction (SI) là chứng từ không thể thiếu. Đây là biểu mẫu mà người xuất khẩu gửi cho hãng tàu hoặc đơn vị giao nhận (forwarder) để cung cấp toàn bộ thông tin cần thiết cho việc lập vận đơn và tổ chức vận chuyển hàng hóa. Việc hiểu rõ Shipping Instruction là gì giúp doanh nghiệp chủ động kiểm soát quá trình giao hàng, tránh sai sót và chậm trễ trong chuỗi logistics.

1.1. Vai trò quan trọng của “Shipping Instruction là gì” trong chuỗi xuất khẩu – vận tải – khai hải quan

Khi hỏi “Shipping Instruction là gì”, hãy hiểu nó như hướng dẫn vận chuyển chi tiết từ chủ hàng tới hãng tàu/forwarder. Vì thế vai trò của nó rất rộng:

• Là căn cứ để hãng tàu hoặc forwarder lập vận đơn (Bill of Lading – B/L) chính xác theo yêu cầu người xuất khẩu.

• Là cơ sở để hãng bố trí container, tàu, xe vận tải, lịch trình vận chuyển phù hợp.

• Là dữ liệu để khai báo manifest điện tử, khai báo hải quan, và đảm bảo hàng hóa được xử lý đúng cảng, đúng thời hạn.
  Nếu bạn không hiểu rõ “Shipping Instruction là gì”, dễ dẫn đến trường hợp SI thiếu hoặc sai thông tin, hậu quả là vận đơn bị lập sai, có thể bị phạt manifest, hàng không được dỡ tại cảng đích hoặc thanh toán qua ngân hàng bị từ chối nếu liên quan tới L/C.

1.2. Ai là người lập và khi nào cần lập “Shipping Instruction là gì”?

• Thông thường, người xuất khẩu hoặc đại diện của họ (forwarder) sẽ chịu trách nhiệm lập SI.

• Khi nào lập? Ngay sau khi bạn đã xác nhận booking (giữ chỗ) với hãng tàu hoặc forwarder – bởi vậy ngay sau khi có Booking Confirmation, bạn phải bắt đầu lập SI.

• Hạn chót: SI thường phải được gửi cho hãng tàu trước thời hạn cut-off mà hãng tàu quy định (ví dụ 24-48 giờ trước Estimated Time of Departure – ETD). Nếu bạn không lập SI đúng thời hạn hoặc lập sai, có thể bị xác nhận trễ, phát sinh chi phí sửa B/L, hoặc bị mất quyền lợi (ví dụ bị áp phụ phí).

Vì vậy, khi bạn đọc “Shipping Instruction là gì?”, hãy nhớ: đây là mốc thời gian và công cụ rất quan trọng giúp bạn chủ động trong vận chuyển quốc tế.

2. Hướng dẫn lập “Shipping Instruction là gì” – Chi tiết từng mục

Lập Shipping Instruction (SI) không chỉ là điền biểu mẫu, mà cần hiểu rõ nghiệp vụ vận tải – xuất nhập khẩu. Khi lập SI, bạn cần lưu ý:

• Người gửi (Shipper) và người nhận (Consignee/Notify Party): khai đúng tên, địa chỉ như trên hợp đồng và chứng từ.

• Mã đặt chỗ (Booking Number): giúp hãng tàu xác định chính xác lô hàng.

• Thông tin hàng hóa: mô tả chi tiết tên hàng, số lượng, trọng lượng, thể tích, và tính chất (thường hoặc hàng nguy hiểm).

• Container và số seal: với hàng FCL cần ghi rõ, LCL có thể để forwarder bổ sung.

• Cảng bốc – cảng dỡ: cần chính xác tuyệt đối để tránh nhầm cảng hoặc chậm thông quan.

• Loại vận đơn: chọn đúng loại phù hợp (Original, Surrendered hoặc Seaway Bill).

• Điều kiện giao hàng (Incoterms) và chứng từ liên quan như Invoice, Packing List, giấy phép xuất nhập khẩu.

Khi nắm rõ Shipping Instruction là gì và điền đầy đủ các mục trên, doanh nghiệp sẽ hạn chế sai sót, tiết kiệm thời gian và đảm bảo hàng hóa được vận chuyển đúng kế hoạch.

3. Quy trình khai báo “Shipping Instruction là gì” và gửi cho hãng tàu

Sau khi hiểu rõ khái niệm Shipping Instruction là gì, bước tiếp theo là nắm được quy trình khai báo và gửi SI đúng chuẩn cho hãng tàu hoặc forwarder. Việc này giúp đảm bảo vận đơn (Bill of Lading) được phát hành chính xác và hàng hóa được xử lý theo đúng kế hoạch vận chuyển.

3.1. Cách khai báo SI theo từng hình thức

Có hai cách phổ biến để khai “Shipping Instruction là gì” và gửi thông tin cho hãng tàu/forwarder:

• Khai báo qua email: Bạn tải mẫu SI từ hãng tàu hoặc forwarder, điền thông tin, đính kèm Booking Number và gửi kèm chứng từ (Invoice, Packing List nếu cần). Cần ghi rõ, không viết tắt, đính kèm đầy đủ chứng từ.

• Khai báo trực tuyến (online): Một số hãng tàu hoặc hệ thống logistics cho phép bạn đăng nhập rồi điền SI online. Trong trường hợp này bạn cần kiểm tra kỹ vì nhiều hệ thống có thể không hỗ trợ tiếng Việt tốt hoặc khi lưu nháp bị lỗi. Vì vậy, “Shipping Instruction là gì” trong môi trường số đòi hỏi bạn phải kiểm tra kỹ trước khi gửi.

3.2. Quy trình đến khi xác nhận vận đơn (B/L)

Khi bạn hiểu “Shipping Instruction là gì” trong từng bước, bạn sẽ theo được lộ trình sau:

• Bước 1: Đặt booking thành công – bạn sẽ nhận được Booking Confirmation từ hãng tàu hoặc forwarder.

• Bước 2: Chuẩn bị nội dung SI: dựa vào hợp đồng, Invoice, Packing List – bạn điền SI theo mẫu.

• Bước 3: Gửi SI đúng thời hạn cut-off của hãng tàu. Nếu bạn gửi trễ, nguy cơ bị từ chối phát hành B/L hoặc bị phụ phí.

• Bước 4: Hãng tàu/forwarder gửi bạn bản nháp vận đơn (Draft B/L) dựa vào SI của bạn. Lúc này bạn phải kiểm tra kỹ: tên hàng, lượng, tên consignee, cảng đích, loại B/L,… vì nếu sai sẽ khó sửa.

• Bước 5: Xác nhận bản nháp để hãng tàu phát hành vận đơn chính thức (Original B/L hoặc loại khác). Khi bạn đã nắm rõ “Shipping Instruction là gì”, bạn sẽ chủ động trong bước này và tránh phát sinh lỗi.

Trong suốt quy trình, nếu bạn có dịch vụ hỗ trợ từ ANT VINA Logistics – công ty chuyên về logistics và hải quan tại Việt Nam, việc triển khai sẽ chuyên nghiệp hơn.

4. Xử lý sai sót khi khai “Shipping Instruction là gì”

Biết “Shipping Instruction là gì” không chỉ giúp bạn lập đúng mà còn giúp bạn xử lý khi sai sót xảy ra. Dưới đây là cách xử lý phổ biến:

• Nếu hàng chưa lên tàu và bạn phát hiện sai: Bạn có thể chỉnh lại SI và gửi lại cho hãng tàu trước cut-off. Hãng sẽ cập nhật và phát hành lại bản nháp B/L.

• Nếu hàng đã lên tàu và SI đã được dùng để phát hành B/L: Lúc này sửa sai rất khó, bạn phải yêu cầu hãng tàu/forwarder phát hành vận đơn sửa (Corrected B/L) hoặc phát hành B/L mới. Việc này thường mất thời gian, phát sinh chi phí và có thể ảnh hưởng đến ngân hàng, thanh toán hoặc giao nhận.

• Các lỗi thường gặp: sai tên hàng, nhầm cảng đích, điền sai thông tin người nhận, sai đơn vị khối lượng/volume, thiếu số container/seal. Khi bạn hiểu “Shipping Instruction là gì”, bạn sẽ dành thời gian kiểm tra trước khi gửi để tránh.

• Lời khuyên từ ANT VINA Logistics: Luôn sử dụng checklist nội dung SI trước khi gửi, tham khảo mẫu của hãng tàu/forwarder và lưu lại bản sao để so sánh bản nháp B/L khi gửi lại tới bạn.

5. Tại sao nên chọn ANT VINA Logistics khi bạn triển khai “Shipping Instruction là gì”?

Khi doanh nghiệp bạn đang tìm đối tác logistics uy tín để hỗ trợ trong việc vận chuyển và thủ tục xuất nhập khẩu – đặc biệt là việc lập và xử lý SI – thì ANT VINA Logistics là sự lựa chọn đáng cân nhắc vì:

• Thành lập từ năm 2015, có kinh nghiệm cung cấp dịch vụ logistics tổng thể – vận tải đường bộ, đường biển, đường hàng không, thủ tục hải quan và kho bãi.

• Đội ngũ nhân sự trẻ, năng động, chuyên môn vững trong lĩnh vực xuất nhập khẩu – giúp bạn hiểu “Shipping Instruction là gì” và thực hiện đúng.

• Dịch vụ đa dạng: tư vấn thủ tục hải quan, khai thuê hải quan, xin giấy phép xuất nhập khẩu, giao nhận vận tải quốc tế – tất cả hỗ trợ tốt việc lập SI và xử lý sau đó.

• Mạng lưới trải rộng tại nhiều tỉnh thành ở Việt Nam, hỗ trợ doanh nghiệp xuất nhập khẩu tại Hải Dương, Hải Phòng, Hà Nội, Bắc Ninh…

Với ANT VINA Logistics, bạn không chỉ được hỗ trợ vận chuyển mà còn được hướng dẫn chuyên sâu về nghiệp vụ như “Shipping Instruction là gì” – giúp bạn làm chủ quy trình, tiết kiệm rủi ro và chi phí.

6. Checklist nhanh trước khi gửi SI – Nắm rõ “Shipping Instruction là gì” giúp bạn

Để tự tin hơn khi lập SI, hãy kiểm tra lại các mục sau – đảm bảo bạn đã hiểu và làm đúng “Shipping Instruction là gì”.

• Tên shipper chính xác như HĐ/XK – đúng tên công ty.

• Tên consignee và notify party đúng và đầy đủ.

• Số booking đã ghi đúng.

• Mô tả hàng hóa rõ ràng, chi tiết.

• Số lượng, khối lượng, thể tích chính xác, đơn vị đúng.

• Nếu là FCL – số container và số seal đã khai.

• Cảng bốc và cảng dỡ đã ghi chính xác.

• Loại vận đơn yêu cầu đã chọn (Original/Surrendered/Seaway Bill).

• Điều kiện giao hàng (Incoterms) đã ghi rõ.

• Chế độ vận chuyển / thời gian / đặc biệt (nếu có) đã ghi.

• Đã kiểm tra lại mẫu SI của hãng tàu/forwarder và đảm bảo gửi trước cut-off.

• Lưu lại bản SI đã gửi và theo dõi phản hồi bản nháp B/L.

Khi bạn làm đủ checklist này, bạn sẽ hiểu “Shipping Instruction là gì” không còn là khái niệm mơ hồ mà trở thành quy trình cụ thể và chủ động.

7. Kết luận

Tóm lại, việc hiểu rõ “Shipping Instruction là gì” chính là bước đầu tiên để doanh nghiệp bạn kiểm soát tốt quá trình vận chuyển quốc tế – từ xuất khẩu, nhập khẩu, giao nhận đến thông quan và thanh toán. Nếu bạn thực hiện đúng SI – lập đúng, gửi đúng hạn, kiểm tra bản nháp vận đơn – bạn sẽ tránh được nhiều rủi ro, tiết kiệm chi phí và đảm bảo hàng hóa đến đúng nơi, đúng thời gian.

Và nếu bạn đang tìm một đối tác logistics có kinh nghiệm để hỗ trợ toàn diện từ thủ tục đến vận tải, đừng bỏ qua ANT VINA Logistics – đơn vị với nhiều năm hoạt động, đội ngũ chuyên nghiệp và dịch vụ trọn gói. Hãy liên hệ với họ để được tư vấn chi tiết hơn về việc lập SI và những bước kế tiếp trong xuất nhập khẩu.

Công ty vận tải và khai báo hải quan ANT VINA Logistics

• Trụ sở chính: 30 Lê Trọng Tấn, Phường Lê Thanh Nghị, Thành phố Hải Phòng.
• Văn phòng làm việc: Lô OTM2-02-13 & OTM2-02-14, Khu dân cư Bắc Nguyễn Lương Bằng, Phường Việt Hoà, Thành phố Hải Phòng.
• Hotline: 0931 525 525
• Email: [email protected]
• Website: https://antvina.com/
• Fanpage: https://www.facebook.com/antvinalogistics

ANT VINA Logistics cung cấp các dịch vụ:

• Vận chuyển hàng hóa quốc tế FCL/LCL bằng đường biển và đường hàng không đến tất cả các địa điểm trên thế giới.
• Dịch vụ làm thủ tục hải quan xuất – nhập khẩu và thủ tục kiểm tra chất lượng, hợp quy.
• Dịch vụ thông quan tờ khai hải quan và vận tải container nội địa.
• Cho thuê kho bãi và vận hành phân phối.
• Ủy thác xuất nhập khẩu hàng hóa ra toàn cầu.
• Dịch vụ xin các loại chứng từ như: chứng thư kiểm dịch thực vật – động vật, chứng nhận xuất xứ hàng hóa, và nhiều dịch vụ khác.

Chúng tôi rất mong được phục vụ Quý khách hàng!