Hướng Dẫn Xuất Khẩu Hàng Hóa Lần Đầu Cho Doanh Nghiệp

seoantvina

Xuất khẩu hàng hoá lần đầu là bước ngoặt quan trọng đối với nhiều doanh nghiệp mới. Tuy nhiên, kèm theo cơ hội là hàng loạt thách thức. Việc hiểu rõ quy trình, chuẩn bị đúng chứng từ và thực hiện thủ tục hải quan chính xác là những việc vô cùng quan trọng. Trong bài viết dưới đây, ANT VINA Logistics sẽ giúp bạn hiểu rõ quy trình xuất khẩu để quá trình diễn ra thuận lợi, hạn chế rủi ro và tối ưu chi phí.

1. Doanh Nghiệp Cần Điều Kiện Gì Để Xuất Khẩu Hàng Hóa Lần Đầu?

Một trong những câu hỏi phổ biến của doanh nghiệp mới là: Có cần giấy phép xuất khẩu riêng hay không?

Trên thực tế, theo quy định hiện hành tại Việt Nam, doanh nghiệp chỉ cần có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh là đã có quyền xuất nhập khẩu hàng hóa, miễn là mặt hàng đó không nằm trong danh mục bị cấm.

Tuy nhiên, trước khi tiến hành xuất khẩu, doanh nghiệp cần xác định rõ hàng hóa của mình thuộc nhóm nào sau đây:

Hàng hóa bị cấm xuất khẩu

Không phải hàng hoá nào cũng có thể xuất khẩu. Dưới đây sẽ là một số loại hàng hoá không được phép xuất khẩu mà doanh nghiệp phải lưu ý:

  • Vũ khí và vật liệu nổ
  • Di vật, cổ vật có giá trị lịch sử
  • Động vật hoang dã quý hiếm
  • Gỗ tròn hoặc gỗ xẻ từ rừng tự nhiên

Các mặt hàng này được quy định trong danh mục quản lý của nhà nước.

Hàng hóa xuất khẩu có điều kiện

Một số sản phẩm muốn xuất khẩu phải xin giấy phép từ cơ quan quản lý chuyên ngành như:

  • Khoáng sản
  • Hóa chất đặc thù
  • Tiền chất thuốc nổ
  • Giống cây trồng hoặc vật nuôi

Doanh nghiệp xuất khẩu hàng hoá lần đầu cần hoàn tất thủ tục xin giấy phép trước khi khai báo hải quan.

Hàng hóa xuất khẩu thông thường

Đây là nhóm phổ biến nhất và có thể xuất khẩu bình thường sau khi thực hiện các thủ tục hải quan cần thiết. Đây thường là những mặt hàng như: nông sản, thuỷ sản, điện tử, giày dép, quần áo, đồ chơi…

Ngoài ra, doanh nghiệp xuất khẩu hàng hoá lần đầu cần đăng ký chữ ký số và tài khoản trên hệ thống hải quan điện tử VNACCS/VCIS để thực hiện khai báo tờ khai.

2. Quy Trình Xuất Khẩu Hàng Hóa Chuẩn Quốc Tế (7 Bước Quan Trọng)

Để một lô hàng xuất khẩu được thực hiện đúng quy trình, doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ các bước sau:

Bước 1: Xác định mã HS và chính sách quản lý hàng hóa

Mã HS (Harmonized System Code) là mã số phân loại hàng hóa dùng trong thương mại quốc tế. Việc xác định đúng mã HS giúp doanh nghiệp:

  • Xác định thuế xuất khẩu
  • Kiểm tra quy định quản lý chuyên ngành
  • Biết hàng có cần kiểm dịch, hun trùng hay giấy phép hay không

Với các mặt hàng phức tạp hoặc giá trị lớn, doanh nghiệp nên xin xác định trước mã HS từ cơ quan hải quan để tránh rủi ro sai sót.

Bước 2: Đàm phán và ký hợp đồng ngoại thương

Hợp đồng thương mại quốc tế là cơ sở pháp lý khi giao dịch với đối tác nước ngoài. Trong hợp đồng, một trong những thông tin quan trọng nhất bạn cần lưu ý là Điều kiện giao hàng (Incoterms)

Một số điều kiện phổ biến:

  • EXW: Người bán chỉ chuẩn bị hàng tại kho; người mua chịu toàn bộ chi phí và rủi ro.
  • FCA: Giao cho người chuyên chở (đa phương thức).
  • FAS: Giao dọc mạn tàu (đường biển).
  • FOB: Giao hàng lên tàu (đường biển).
  • CFR: Tiền hàng + cước phí (đường biển).
  • CIF: Tiền hàng + cước phí + bảo hiểm tối thiểu (đường biển).
  • CPT: Cước phí trả tới (đa phương thức).
  • CIP: Cước phí + bảo hiểm cao nhất (đa phương thức).
  • DAP: Giao tại nơi đến, chưa dỡ hàng.
  • DPU: Giao tại nơi đến và đã dỡ hàng.
  • DDP: Giao đã trả thuế nhập khẩu, chịu trách nhiệm cao nhất.

Với doanh nghiệp mới, nên ưu tiên FOB hoặc FCA để hạn chế rủi ro tại nước nhập khẩu.

Phương thức thanh toán

Các phương thức phổ biến gồm:

  • T/T (chuyển khoản điện tử)
  • L/C (thư tín dụng)

T/T thường yêu cầu khách đặt cọc trước. Trong khi đó, L/C an toàn hơn nhưng yêu cầu bộ chứng từ phải chính xác tuyệt đối.

Bước 3: Chuẩn bị hàng hóa và đặt chỗ vận chuyển

Sau khi ký hợp đồng, doanh nghiệp tiến hành:

  • Sản xuất hoặc chuẩn bị hàng
  • Đóng gói theo tiêu chuẩn xuất khẩu
  • Đặt chỗ với hãng tàu hoặc công ty logistics

Đối với bao bì gỗ hoặc pallet gỗ, hàng hóa cần được hun trùng và đóng dấu ISPM 15 để đáp ứng quy định quốc tế.

Việc lựa chọn đơn vị logistics uy tín cũng rất quan trọng để đảm bảo quá trình vận chuyển diễn ra suôn sẻ.

Bước 4: Chuẩn bị bộ chứng từ xuất khẩu

Một bộ chứng từ xuất khẩu tiêu chuẩn thường bao gồm:

  • Commercial Invoice – Hóa đơn thương mại
  • Packing List – Phiếu đóng gói
  • Bill of Lading (B/L) – Vận đơn
  • Certificate of Origin (C/O) – Chứng nhận xuất xứ

Ngoài ra, tùy từng mặt hàng có thể cần thêm:

  • Giấy kiểm dịch thực vật
  • Chứng nhận chất lượng
  • Chứng nhận y tế hoặc an toàn thực phẩm

Việc chuẩn bị chứng từ chính xác giúp hạn chế rủi ro khi làm thủ tục hải quan.

Bước 5: Khai báo hải quan xuất khẩu

Hiện nay, toàn bộ thủ tục khai báo hải quan được thực hiện điện tử thông qua hệ thống VNACCS.

Sau khi khai báo, hệ thống sẽ tự động phân luồng:

Luồng xanh
 Hàng được thông quan nhanh mà không cần kiểm tra thực tế.

Luồng vàng
 Cơ quan hải quan kiểm tra hồ sơ chứng từ.

Luồng đỏ
 Kiểm tra cả hồ sơ và hàng hóa thực tế.

Doanh nghiệp cần khai báo chính xác thông tin về:

  • Tên hàng
  • Trọng lượng
  • Số lượng
  • Giá trị lô hàng

Sai sót có thể dẫn đến phạt hành chính hoặc kéo dài thời gian thông quan.

Bước 6: Giao hàng cho đơn vị vận tải

Sau khi tờ khai được thông quan, hàng sẽ được đưa ra cảng hoặc kho CFS.

Doanh nghiệp cần thực hiện các bước:

  • Vận chuyển container ra cảng trước thời gian cut-off
  • Khai báo trọng lượng VGM
  • Gửi thông tin làm vận đơn cho hãng tàu

Trước khi xác nhận vận đơn chính thức, cần kiểm tra kỹ bản nháp vận đơn (Draft B/L) để tránh sai thông tin.

Bước 7: Thanh toán và lưu trữ hồ sơ

Sau khi hàng đã được xếp lên tàu, doanh nghiệp cần:

  • Gửi bộ chứng từ cho người mua theo thỏa thuận thanh toán
  • Hoàn tất thủ tục ngân hàng nếu sử dụng L/C
  • Lưu trữ toàn bộ hồ sơ xuất khẩu

Theo quy định pháp luật, chứng từ xuất nhập khẩu phải được lưu trữ tối thiểu 5 năm để phục vụ việc kiểm tra sau thông quan.

3. Những Rủi Ro Doanh Nghiệp Xuất Khẩu Hàng Hoá Lần Đầu Thường Gặp 

Do thiếu kinh nghiệm, nhiều doanh nghiệp xuất khẩu hàng hoá lần đầu có thể gặp phải các vấn đề sau:

Lừa đảo thương mại quốc tế

Một số đối tác nước ngoài yêu cầu đóng phí hợp đồng hoặc phí luật sư trước khi thanh toán. Đây có thể là dấu hiệu của lừa đảo.

Sai sót chứng từ L/C

Chỉ cần một lỗi nhỏ trong bộ chứng từ cũng có thể khiến ngân hàng từ chối thanh toán.

Phát sinh chi phí lưu bãi

Nếu hàng bị giữ tại cảng do chứng từ sai hoặc chậm xử lý, doanh nghiệp phải trả phí lưu container rất cao.

Rủi ro biến động tỷ giá

Khi hợp đồng kéo dài nhiều tháng, sự thay đổi tỷ giá có thể ảnh hưởng đến lợi nhuận.

Kết Luận

Xuất khẩu hàng hoá lần đầu là một quá trình đòi hỏi doanh nghiệp phải chuẩn bị kỹ lưỡng từ pháp lý, chứng từ đến vận chuyển quốc tế. Việc nắm vững quy trình 7 bước xuất khẩu chuẩn sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro, tiết kiệm chi phí và đảm bảo hàng hóa được giao đúng tiến độ.

Nếu doanh nghiệp cần hỗ trợ về thủ tục hải quan, vận chuyển quốc tế hoặc tư vấn xuất khẩu, ANT VINA Logistics luôn sẵn sàng đồng hành để giúp hàng hóa của bạn vươn ra thị trường toàn cầu một cách thuận lợi và hiệu quả.

Liên hệ ngay với ANT VINA Logistics để được tư vấn và báo giá

ANT VINA Logistics cung cấp các dịch vụ:

  • Vận chuyển hàng hóa quốc tế FCL/LCL bằng đường biển và đường hàng không đến tất cả các địa điểm trên thế giới.
  • Dịch vụ làm thủ tục hải quan xuất – nhập khẩu và thủ tục kiểm tra chất lượng, hợp quy.
  • Dịch vụ thông quan tờ khai hải quan và vận tải container nội địa.
  • Cho thuê kho bãi và vận hành phân phối.
  • Ủy thác xuất nhập khẩu hàng hóa ra toàn cầu.
  • Dịch vụ xin các loại chứng từ như: chứng thư kiểm dịch thực vật – động vật, chứng nhận xuất xứ hàng hóa, và nhiều dịch vụ khác.

Chúng tôi rất mong được phục vụ Quý khách hàng!

Facebook
Twitter
LinkedIn
Telegram
Email

Tin tức mới

dịch vụ ant vina

QR Code Wechat